Comment constituer un fonds documentaire ? Quelle drôle de question ! Particulièrement à l’heure où les Chat et l’IA générative voudraient nous laisser penser qu’il n’a jamais été aussi facile de trouver l’information utile au pilotage de sa stratégie d’innovation. Et pourtant, le risque de passer à côté d’une information clé n’a jamais été aussi élevé.
Et les IA magiquement génératives ne font pas de miracles. Sans même parler des hallucinations, nous constatons chez TKM qu’une recherche sur l’un ou l’autre des grands modèles (nous les testons tous, même si nous avons une préférence pour Mistral… et ce sera d’ailleurs l’objet d’un prochain article !) ne ramène qu’une petite partie de l’information utile.
Sceptique ? Cécile est ingénieure dans le bâtiment et travaille pour un grand groupe avec lequel elle a déjà déposé 6 brevets. À l’occasion d’une recherche récente sur sa thématique de prédilection (les adjuvants pour les colles et ciments), et malgré plusieurs tentatives, seuls deux de ses brevets sont « remontés » à la surface…
Dans le cadre d’une autre veille, le « chat » nous a rapporté entre ses griffes un article scientifique en apparence extrêmement pertinent (avec l’université, les auteurs… et même le DOI !). Vérification faite immédiatement et cet article n’existait pas…
L’IA générative produit de nombreux services utiles, et elle est intégrée dans notre suite logicielle IPMetrix, mais elle ne peut raisonnablement suffire à alimenter une veille solide et méthodique.
Dans ce contexte réaliser un état de l’art, de la concurrence ou surveiller votre environnement technologique et industriel passe donc avant tout par votre capacité (ou celle de votre équipe en charge de la veille) à collecter toute l’information potentiellement utile à vos décisions.
En d’autres termes : à constituer un fonds documentaire exhaustif et pertinent, basé sur une (voire le plus souvent plusieurs) stratégie de recherche.
En outre, grâce à ce fonds, une fois les analyses menées par l’équipe de veille, les analystes R&D ou PI (propriété industrielle) pourront exporter, commenter et partager un brevet ou une thèse ou un projet collaboratif particulièrement intéressant et inspirant. Mais pour cela, encore faut-il l’avoir préalablement collecté.
C’est l’objet de cet article que de vous partager quelques trucs et astuces hérités de plus de 20 ans d’expérience de TKM au service de la veille d’entreprises de toute taille (PME, ETI, startups ou GG).
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Constituer un fonds documentaire complet et pertinent
Constituer un fonds documentaire utile et efficace est l’une des premières étapes de la veille dont elle constitue la pierre angulaire. Non seulement il faudra être :
- exhaustif (collecter tout ce qui est susceptible d’être pertinent),
- tout en limitant le bruit (ce qu’on accepte in fine comme documents non pertinents mais impossibles à extraire au stade de la stratégie de recherche),
- et surtout en y passant le temps nécessaire et pas plus, l’effort le plus important devant être réservé à l’analyse, l’exploitation la dissémination et l’enrichissement collectif et stratégique.
Le logiciel IPMetrix de TKM propose un processus fluide et intégré qui va faciliter la collecte, enrichir les données brutes et laisser un maximum de place et de fonctionnalités pour l’analyse, le partage et la capitalisation. Mais commençons par le commencement.
Qu’est-ce qu’un fonds documentaire ?
Un fonds documentaire regroupe l’ensemble des documents, données et sources d’information recueillis sur une thématique d’intérêt (un domaine technologique ou un secteur industriel).
Cette collection organisée permet aux entreprises et aux équipes d’analystes de disposer d’une base de connaissances fiable et pertinente pour alimenter le pilotage stratégique de leur organisation.
Plus qu’une simple accumulation de documents, un fonds documentaire bien structuré permet un accès rapide à des informations vérifiées, enrichies, organisées et prêtes à être analysées par des équipes de sachants (PI, R&D, Innovation ou marketing stratégique).
L’importance du fonds documentaire
Dans le contexte actuel d’infobésité, où les informations abondent mais ne sont pas toujours de qualité, disposer d’un fonds documentaire complet et structuré devient un atout stratégique.
Il permet de :
- Centraliser les connaissances issues de diverses sources.
- Filtrer et enrichir l’information brute.
- Capitaliser cette information.
La constitution d’un fonds documentaire : un défi de taille
La création et la gestion d’un fonds documentaire représentent un défi majeur, notamment en raison de la diversité des sources d’information (bases de données spécialisées, sites web, publications scientifiques, brevets, etc.) et de la nécessité d’actualiser constamment les données recueillies.
De plus, le processus de collecte, d’organisation et d’analyse de l’information demande un investissement de temps considérable, sans parler des compétences spécifiques nécessaires pour distinguer les informations pertinentes des données superflues.
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Les étapes à suivre pour constituer un fonds documentaire
La constitution d’un fonds documentaire passe par la mise au point d’une stratégie de recherche et de collecte claire et formalisée, en lien direct avec la (ou les) question stratégique à laquelle la veille est supposée répondre.
Il s’agit d’un processus qui se décline en plusieurs étapes clés, chacune requérant attention et méthodologie. Voici un guide pour naviguer dans ces étapes et élaborer un fonds documentaire structuré et pertinent.
1. Déterminer le périmètre de recherche
La première étape consiste à définir clairement le sujet de votre veille. Cela implique de préciser le domaine à investiguer, les questions spécifiques auxquelles vous souhaitez répondre, et les objectifs de votre recherche. Cette étape indispensable permet de cibler plus efficacement les recherches ultérieures et d’éviter la collecte d’informations superflues.
2. Sélectionner les sources pertinentes
Toutes les sources d’information ne se valent pas. Et une seule source d’information suffit rarement. C’est d’ailleurs pourquoi TKM depuis sa création en 2004 a toujours privilégié dans le développement de sa suite logicielle la capacité à collecter et analyser une très grande variété de sources d’informations : brevets, publications scientifiques, web, thèses, conférences, projets collaboratifs, startups…
Il est donc essentiel d’identifier celles qui seront les plus pertinentes avant de se lancer dans la réalisation d’un état de l’art ou dans le paramétrage d’une veille périodique. Certaines bases de données sont gratuites, d’autres payantes. Les coûts peuvent vite devenir une limite. C’est pourquoi TKM propose aussi un accès privilégié à son propre Data Lake, base de données mondiale de brevets, articles scientifiques, projet et startups.
3. Mettre en place une stratégie de collecte
Une fois le périmètre de recherche connu et les sources identifiées, il est temps de lister les mots clés qui vont permettre cette collecte exhaustive et pertinente. Chaque base dispose de sa propre « grammaire », et il est utile de la connaître.
Cependant le plus souvent des opérateurs booléens (AND, OR, NOT), des opérateurs de troncature ou bien encore des opérateurs de proximité (NEAR, W..) vous aideront à ciseler des ensembles de mots clés qui vous permettront d’allier efficacité et exhaustivité. Idéalement, on aura tendance à garder un peu de bruit (10 à 15 %) plutôt que de risquer de passer à côté d’informations utiles.
Mais si cet exercice devient compliqué, chez TKM l’équipe d’analystes, composée exclusivement de scientifiques de haut niveau, a développé au fil des années une véritable expertise sur le sujet.
4. Organiser et indexer les documents
De nos jours, et quel que soit le sujet, la collecte se traduit le plus souvent par un volume conséquent de documents (plusieurs centaines à plusieurs milliers voire dizaine de milliers). Pour commencer et avant la phase d’analyse, une phase de curation, d’enrichissement et d’organisation minutieuse s’impose.
Cela peut passer par l’ajout de métadonnées utiles, l’extraction d’entités nommées utiles à votre recherche, ou bien encore la normalisation des affiliations (noms des organisations) et l’indexation sémantique des documents.
Ensuite la mise en place d’un système de classification, ou encore de tags ou de sélection sera utile pour faciliter les recherches ultérieures : les vôtres mais aussi celles des équipes clientes in fine : management, R&D, PI, innovation, corporate venture, etc.
5. Extraire de l’information utile
La simple collecte d’informations ne suffit pas. Mais si votre fonds documentaire regroupe plusieurs centaines de documents, vous ne souhaiterez sans doute pas tout lire… et d’ailleurs ça n’est pas souhaitable.
Des outils de segmentation sémantique, de recherche, de détection de signaux faibles ou encore « d’outliers » vous seront extrêmement utiles pour :
- conforter votre vision du domaine (ce que vous saviez déjà),
- (technologie émergente, startup, nouveau brevet, pivot stratégique d’un concurrent…).
Ainsi en segmentant votre fonds documentaire, et sans avoir à tout lire, vous pourrez en quelques heures bâtir une intelligence stratégique du sujet, initier une démarche interne d’intelligence collective et ainsi alimenter le pilotage stratégique de votre organisation.
Et au final, quelques documents particulièrement inspirants ou stratégiques (opportunité ou menace) nécessiteront une lecture approfondie.
La raison d’être du fonds documentaire est de vous donner la possibilité d’aborder votre problématique stratégique au niveau global, tout en permettant des allers-retours au niveau des documents unitaires.
L’intelligence stratégique que vous bâtissez alors prend une autre dimension, et ne laisse jamais indifférents vos clients internes ou votre management. L’objectif est bien de transformer les données brutes en connaissances utiles pour la prise de décision.
6. Alimenter et mettre à jour son fonds
Un fonds documentaire est un outil vivant qui peut nécessiter une mise à jour et un enrichissement constants pour rester pertinent. Même dans le cas d’une veille ponctuelle (mapping, état de l’art, landscaping…), il est assez fréquent que la décision soit prise de la faire évoluer en veille périodique.
Le rythme de cette mise à jour dépendra de l’intensité stratégique de la question, mais aussi du mouvement technologique du domaine. Ainsi une veille sur l’IA ou sur les cosmétiques nécessite une mise à jour mensuelle a minima compte tenu du volume de production de connaissances par les acteurs de la recherche et de l’industrie.
Pour cette raison, entre autres, il est essentiel de garder une trace formelle précise des stratégies de recherche utilisées.
Puis de les appliquer régulièrement aux différentes sources, à moins de disposer d’un accès à un fonds documentaire global comme le Data Lake de TKM, grâce auxquelles les mises à jour peuvent être facilement automatisées.
Il faudra également passer les nouvelles données au travers des différentes étapes qui viennent d’être rappelées dans cet article. Ce travail peut s’avérer fastidieux et peut même rapidement se transformer en cauchemar pour l’analyste veilleur. Mais certains outils peuvent vous faire gagner un temps précieux.
IPMetrix : l’outil idéal pour constituer vos fonds documentaires complets, capitalisés et régulièrement mis à jour
Grâce à son approche intégrée, IPMetrix transforme la complexité de la veille en un processus structuré et efficace. Voyons pourquoi et comment !
Traitement complet de la cinématique de veille
De la collecte à la diffusion, en passant par la recherche et l’analyse des données, IPMetrix couvre toutes les étapes nécessaires à une veille stratégique efficace. Il permet tout d’abord aux analystes de se concentrer dans une base de connaissances unique toutes les sources utiles à la résolution de la question stratégique, origine du besoin de veille.
Ce sont ainsi plus de 250 types de sources ou de bases de données qui peuvent être regroupées au sein d’un projet dans IPMetrix.
Importation et intégration des données
IPMetrix offre des solutions souples pour l’ajout de nouvelles données au fonds documentaire, qu’il s’agisse de documents externes, de connexions à des bases de données via API, ou de l’intégration de sites web par l’entrée d’URLs. Cette flexibilité garantit une veille exhaustive et à jour.
Création de fonds documentaires pertinents
Avec IPMetrix, les utilisateurs constituent ainsi des fonds documentaires sur des sujets spécifiques, en intégrant des données issues de multiples sources. La possibilité de créer des collections de documents organisées et thématiques facilite ensuite le travail d’analyse et de construction d’une intelligence stratégique sur le sujet.
Conçu au service d’une veille collaborative
L’aspect collaboratif d’IPMetrix est un atout majeur. En permettant le partage des commentaires, analyses, documents et insights au sein de l’équipe, elle permet l’émergence d’une intelligence collective dont la veille est alors le catalyseur. Cette dynamique de groupe enrichit non seulement la qualité de la veille mais aussi et surtout elle la replace au cœur du pilotage stratégique de l’entreprise.
Gestion avancée des alertes
Les alertes personnalisables d’IPMetrix assurent une veille continue, en notifiant les utilisateurs de toute nouveauté pertinente selon leurs champs d’intérêt. La prolongation d’IPMetrix dans une interface simplifiée, le Front View, permet d’étendre la communauté de veille et d’innovation à l’ensemble des personnes de l’entreprise.
Outils d’analyse puissants
L’outil se distingue par ses capacités d’analyse et de visualisation des données, permettant de détecter des tendances, de comparer des informations, et de synthétiser des insights complexes. Ces fonctionnalités transforment le fonds documentaire en une ressource stratégique directement exploitable pour la prise de décision.
Zoom sur les cas d’usages de TKM et IPMetrix
TKM et son outil IPMetrix offrent des solutions de veille et d’aide à la décision polyvalentes et adaptables à une variété de cas d’usages dans le domaine de la R&D et de l’innovation. Que les entreprises cherchent à réaliser une étude à 360° sur un domaine spécifique, à identifier des tendances émergentes ou à surveiller la concurrence, TKM propose une approche personnalisée qui répond aux besoins spécifiques de chaque client.
Voici comment TKM et IPMetrix se positionnent comme des ressources inestimables dans différents contextes d’utilisation.
Pour les entreprises en quête de compréhension exhaustive d’un domaine
Lorsqu’une entreprise souhaite obtenir un panorama complet ou un état de l’art sur un secteur spécifique mais manque d’expertise interne ou de temps, TKM intervient en constituant un fonds documentaire détaillé dans IPMetrix. Ce service permet au client de disposer d’une base solide pour mener son analyse, en s’appuyant sur une collecte exhaustive et pertinente d’informations.
Autonomie ou accompagnement personnalisé
Avec l’acquisition d’IPMetrix, les clients ont le choix entre exploiter l’outil en totale autonomie ou bénéficier d’un accompagnement personnalisé via les services intégrés de TKM. Pour les clients qui préfèrent une approche clé en main, TKM propose des prestations de veille sur mesure, incluant la collecte et le nettoyage réguliers des documents, ainsi que leur intégration dans le fonds documentaire du client sur IPMetrix.
La prestation hybride : un modèle flexible
Ce modèle hybride de prestation souligne la flexibilité de l’offre TKM. Il s’adapte à la structure et aux capacités internes de chaque client. Pour les entreprises dépourvues de personnel dédié à la veille, ou pour celles qui préfèrent concentrer leurs ressources sur l’analyse stratégique des informations plutôt que sur leur collecte, TKM prend en charge l’ensemble du processus.
Cela libère les entreprises de la charge opérationnelle liée à la veille, leur permettant de se focaliser sur l’exploitation des insights pour soutenir leurs décisions stratégiques.
Collecte de données personnalisée
IPMetrix est conçu pour faciliter la collecte de données ciblées selon les besoins spécifiques de ses clients. Que ce soit à travers des bases de données auxquelles vous avez déjà accès, ou via des recherches ciblées sur le web, IPMetrix permet de rassembler un fonds documentaire riche et pertinent. Vous pouvez ainsi importer des documents, connecter des bases de données via API, ou simplement ajouter des URLs pour enrichir votre veille.
En offrant une plateforme complète pour la veille, de la collecte à l’analyse des données, IPMetrix transforme l’infobésité en un avantage compétitif. Que les entreprises optent pour une utilisation autonome de l’outil ou préfèrent bénéficier d’un accompagnement sur mesure, TKM adapte ses services à chaque besoin spécifique.
Ainsi, en rendant la veille stratégique plus accessible, IPMetrix permet aux décideurs de naviguer avec assurance dans un paysage d’information complexe et de prendre des décisions éclairées pour l’avenir de leur entreprise. Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez-nous.
