Wie baut man einen Dokumentationsfonds auf? Was für eine seltsame Frage! Besonders in einer Zeit, in der Chat und generative KI uns glauben machen, dass es nie einfacher war, nützliche Informationen für die Verwaltung Ihrer Innovationsstrategie zu finden. Und doch war das Risiko, wichtige Informationen zu verpassen, nie höher.
Und magisch generierte KIs vollbringen keine Wunder. Ganz abgesehen von Halluzinationen stellen wir bei TKM fest, dass eine Suche nach einem der wichtigsten Modelle (wir testen sie alle, auch wenn wir Mistral bevorzugen ... und das wird Thema eines zukünftigen Artikels sein!) nur einen kleinen Teil der nützlichen Informationen liefert.
Skeptisch? Cécile ist Bauingenieurin und arbeitet für einen großen Konzern, bei dem sie bereits sechs Patente angemeldet hat. Bei einem kürzlich durchgeführten Forschungsprojekt zu ihrem Lieblingsthema (Klebstoffe und Zementzusätze) wurden trotz mehrerer Versuche nur zwei ihrer Patente wieder „aufgegriffen“ …
Im Rahmen einer weiteren Überwachung hat uns die „Katze“ einen wissenschaftlichen Artikel in die Hände gespielt, der äußerst relevant erschien (mit Universität, Autoren... und sogar DOI!). Wir haben sofort nachgeprüft, und dieser Artikel existierte nicht...
Generative KI bietet viele nützliche Dienste und ist in unsere IPMetrix-Softwaresuite integriert , kann jedoch nicht sinnvoll für eine robuste und methodische Überwachung verwendet werden.
In diesem Zusammenhang hängt die Durchführung eines State-of-the-Art-Berichts , eines Wettbewerbsberichts oder einer Überwachung Ihres technologischen und industriellen Umfelds vor allem von Ihrer Fähigkeit (oder der Ihres für die Überwachung zuständigen Teams) , alle für Ihre Entscheidungen potenziell nützlichen Informationen zu sammeln.
Mit anderen Worten: Es geht darum, einen umfassenden und relevanten Dokumentenbestand aufzubauen , der auf einer (oder häufiger mehreren) Forschungsstrategien basiert.
Darüber hinaus können F&E- oder IP-Analysten (Gewerbeimmobilien) dank dieses Fonds nach der Durchführung der Analysen durch das Überwachungsteam ein besonders interessantes und inspirierendes Patent, eine Abschlussarbeit oder ein Gemeinschaftsprojekt exportieren, kommentieren und teilen. Dazu müssen diese Informationen jedoch zunächst gesammelt werden.
Der Zweck dieses Artikels besteht darin, einige Tipps und Tricks aus über 20 Jahren Erfahrung von TKM bei der Überwachung von Unternehmen aller Größen (KMU, ETIs, Startups oder GG) mit Ihnen zu teilen.
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Bauen Sie einen vollständigen und relevanten Dokumentenbestand auf
Der Aufbau eines nützlichen und effektiven Dokumentenbestands ist einer der ersten Schritte des Monitorings und bildet dessen Eckpfeiler. Dazu sind nicht nur folgende Punkte erforderlich:
- erschöpfend (alles sammeln, was wahrscheinlich relevant ist),
- während wir Rauschen begrenzen (das wir letztendlich als irrelevante Dokumente akzeptieren, das aber in der Phase der Suchstrategie nicht extrahiert werden kann),
- und vor allem, indem man die notwendige Zeit und nicht mehr aufwendet , wobei die wichtigste Anstrengung der Analyse, Nutzung, Verbreitung und kollektiven und strategischen Bereicherung vorbehalten bleiben muss.
IPMetrix
-Software von TKM nahtlosen, integrierten Prozess , der die Datenerfassung rationalisiert, Rohdaten anreichert und maximalen Raum und Funktionalität für Analyse, Freigabe und Kapitalisierung bietet. Aber beginnen wir am Anfang.
Was ist ein Dokumentenfonds? ?
(einem Technologiebereich oder einem Industriezweig) gesammelten Dokumente, Daten und Informationsquellen
Diese geordnete Sammlung bietet Unternehmen und Analystenteams eine zuverlässige und relevante Wissensbasis zur Unterstützung des strategischen Managements ihrer Organisation.
Ein gut strukturierter Dokumentenfonds ist mehr als nur eine Sammlung von Dokumenten. Er ermöglicht , die von sachkundigen Teams (IP, F&E, Innovation oder strategisches Marketing) analysiert werden können
Die Bedeutung des Dokumentenfonds
Im aktuellen Kontext der Informationsflut , in der Informationen zwar im Überfluss vorhanden sind, diese aber nicht immer von guter Qualität sind, wird der Besitz eines vollständigen und strukturierten Dokumentenbestands zu einem strategischen Vorteil .
Es ermöglicht Ihnen:
- Zentralisieren Sie Wissen aus verschiedenen Quellen.
- Filtern und bereichern Sie Rohinformationen.
- Machen Sie sich diese Informationen zunutze .
Der Aufbau einer Dokumentensammlung : eine große Herausforderung
Die Erstellung und Verwaltung eines Dokumentenfonds stellt eine große Herausforderung dar, insbesondere aufgrund der Vielfalt der Informationsquellen (fachliche Datenbanken, Websites, wissenschaftliche Veröffentlichungen, Patente usw.) und der die gesammelten Daten ständig zu aktualisieren
Darüber hinaus erfordert das Sammeln, Organisieren und Analysieren von Informationen einen erheblichen Zeitaufwand , ganz zu schweigen von den spezifischen Fähigkeiten, die erforderlich sind, um relevante Informationen von überflüssigen Daten zu unterscheiden.
Lesen Sie auch → Recherche zum Stand der Technik: ein strategischer Schritt für alle Unternehmen, unerlässlich für KMU
Die Schritte zum Aufbau eines Dokumentarfonds
Die Einrichtung eines Dokumentenfonds erfordert die Entwicklung einer klaren und formalisierten Forschungs- und Sammlungsstrategie, die direkt mit der/den strategischen Frage(n) verknüpft ist, auf die das Monitoring eine Antwort geben soll.
Dieser Prozess umfasst mehrere wichtige Schritte , die jeweils Aufmerksamkeit und Methodik erfordern. Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie diese Schritte meistern und eine strukturierte und relevante Dokumentensammlung entwickeln können.
1. Suchumfang festlegen
Der erste Schritt besteht darin, das Thema Ihres Monitorings klar zu definieren. Dabei geht es darum, den zu untersuchenden Bereich, die spezifischen Fragen, die Sie beantworten möchten, und die Ziele Ihrer Forschung festzulegen. Dieser wichtige Schritt ermöglicht es Ihnen, nachfolgende Forschungen gezielter durchzuführen und das Sammeln unnötiger Informationen zu vermeiden .
2. Relevante Quellen auswählen
Nicht alle Informationsquellen sind gleich. Und eine einzige Informationsquelle reicht selten aus. Deshalb hat TKM seit seiner Gründung im Jahr 2004 bei der Entwicklung seiner Software-Suite : Patente, wissenschaftliche Veröffentlichungen, das Internet, Abschlussarbeiten, Konferenzen, Gemeinschaftsprojekte, Startups usw.
Daher ist es wichtig, die relevantesten Datenbanken zu identifizieren, bevor mit der Erstellung eines Standes der Technik oder der Konfiguration einer regelmäßigen Überwachung begonnen wird. Einige Datenbanken sind kostenlos, andere kostenpflichtig. Die Kosten können schnell zum Limit werden. Deshalb bietet TKM auch privilegierten Zugang zu seinem eigenen Data Lake , einer globalen Datenbank mit Patenten, wissenschaftlichen Artikeln, Projekten und Startups.
3. Implementieren Sie eine Inkassostrategie
Sobald der Suchumfang bekannt ist und die Quellen identifiziert sind, ist es an der Zeit, die Schlüsselwörter aufzulisten , die diese umfassende und relevante Sammlung ermöglichen. Jede Datenbank hat ihre eigene „ Grammatik “, und es ist nützlich, diese zu kennen.
Meistens helfen Ihnen jedoch Boolesche Operatoren (AND, OR, NOT), Trunkierungsoperatoren oder sogar Näherungsoperatoren (NEAR, W…) dabei, Schlüsselwortsätze zu verfeinern, um Effizienz und Vollständigkeit zu kombinieren. Im Idealfall behalten wir lieber ein wenig Rauschen (10 bis 15 %) bei, als zu riskieren, nützliche Informationen zu verpassen.
Sollte diese Aufgabe jedoch kompliziert werden, so hat das Analystenteam von TKM, das ausschließlich aus hochrangigen Wissenschaftlern besteht, im Laufe der Jahre echte Fachkenntnisse zu diesem Thema entwickelt.
4. Dokumente organisieren und indizieren
Heutzutage, unabhängig vom Thema, fallen bei Sammlungen meist erhebliche Mengen an Dokumenten (mehrere Hundert bis mehrere Tausend oder sogar Zehntausende). Zu Beginn und vor der Analysephase ist eine Phase der Kuratierung, Anreicherung und sorgfältigen Organisation erforderlich .
Dies kann das Hinzufügen nützlicher Metadaten, das Extrahieren benannter Entitäten, die für Ihre Forschung nützlich sind, oder das Normalisieren von Zugehörigkeiten (Namen von Organisationen) und die semantische Indizierung von Dokumenten umfassen.
Dann ist die Implementierung eines Klassifizierungssystems oder sogar von Tags oder Auswahlen nützlich, um nachfolgende Suchen zu erleichtern : Ihre, aber letztendlich auch die der Kundenteams: Management, F&E, IP, Innovation, Corporate Venture usw.
5. Nützliche Informationen extrahieren
Das bloße Sammeln von Informationen reicht nicht aus. Wenn Ihre Dokumentensammlung jedoch mehrere hundert Dokumente umfasst, möchten Sie wahrscheinlich nicht alles lesen ... und tatsächlich ist es auch nicht wünschenswert.
Tools zur semantischen Segmentierung, Recherche, Erkennung schwacher Signale und sogar „Ausreißer“ sind äußerst nützlich für:
- Ihre Sicht auf das Feld (was Sie bereits wussten) verstärken,
- (aufkommende Technologie, Startup, neues Patent, strategische Neuausrichtung eines Konkurrenten usw.).
Durch die Segmentierung Ihrer Dokumentensammlung können Sie, ohne alles lesen zu müssen, strategische Informationen zu diesem Thema sammeln , einen internen kollektiven Intelligenzprozess initiieren und so das strategische Management Ihrer Organisation unterstützen.
Und schließlich erfordern einige besonders inspirierende oder strategische Dokumente (Chancen oder Bedrohungen) eine eingehende Lektüre.
Der Zweck der Dokumentensammlung besteht darin, Ihnen die Möglichkeit zu geben, Ihre strategischen Fragen auf globaler Ebene anzugehen und gleichzeitig einen Austausch auf der Ebene einzelner Dokumente zu ermöglichen.
Die strategische Intelligenz, die Sie aufbauen, erhält dann eine neue Dimension und lässt weder Ihre internen Kunden noch Ihr Management gleichgültig. Ziel ist es, Rohdaten in nützliches Wissen für die Entscheidungsfindung umzuwandeln.
6. Füttern und aktualisieren Sie Ihren Fonds
Eine Dokumentensammlung ist ein lebendiges Instrument, das ständig aktualisiert und erweitert werden muss, um relevant zu bleiben. Selbst bei einmaliger Überwachung (Kartierung, Stand der Technik, Landschaftsgestaltung usw.) wird häufig beschlossen, sie auf eine regelmäßige Überwachung umzustellen.
Das Tempo dieser Aktualisierung hängt von der strategischen Intensität des Themas, aber auch von der technologischen Entwicklung in diesem Bereich ab. Angesichts des Wissensvolumens, das von Forschungs- und Industrieakteuren generiert wird, ist für die Überwachung von KI oder Kosmetik daher mindestens eine monatliche Aktualisierung erforderlich.
Unter anderem aus diesem Grund ist eine genaue formale Dokumentation der eingesetzten Suchstrategien unerlässlich .
Wenden Sie diese dann regelmäßig auf die unterschiedlichen Quellen an, es sei denn, Sie haben Zugriff auf einen globalen Dokumentenbestand wie den TKM Data Lake, dank dem sich Aktualisierungen problemlos automatisieren lassen.
Sie müssen die neuen Daten außerdem durch die verschiedenen in diesem Artikel beschriebenen Schritte laufen lassen. Dieser Prozess kann mühsam sein und sich für den Überwachungsanalysten schnell zum Albtraum entwickeln. Bestimmte Tools können Ihnen jedoch wertvolle Zeit sparen.
IPMetrix : das ideale Tool zum Aufbau Ihres vollständigen, kapitalisierten und regelmäßig aktualisierten Dokumentenfonds
Mit seinem integrierten Ansatz verwandelt IPMetrix die Komplexität der Intelligenz in einen strukturierten und effizienten Prozess. Sehen wir uns an, warum und wie!
Komplette Bearbeitung der Standby-Kinematik
Von der Datenerfassung bis zur Verbreitung, einschließlich Forschung und Analyse, deckt IPMetrix alle notwendigen Schritte für ein effektives strategisches Monitoring ab . Zunächst einmal ermöglicht es Analysten, alle für die Lösung der strategischen Frage, dem Ursprung des Monitoring-Bedarfs, nützlichen Quellen in einer einzigen Wissensdatenbank zu konzentrieren.
Somit gibt es mehr als 250 Arten von Quellen oder Datenbanken, die innerhalb eines Projekts in IPMetrix gruppiert werden können.
Datenimport und -integration
IPMetrix bietet flexible Lösungen für die Aufnahme neuer Daten in die Dokumentensammlung, seien es externe Dokumente, Datenbankanbindungen per API oder Website-Integration durch Eingabe von URLs . Diese Flexibilität garantiert ein umfassendes und aktuelles Monitoring.
Aufbau relevanter Dokumentenfonds
Mit IPMetrix können Benutzer Dokumentensammlungen zu bestimmten Themen . Die Möglichkeit, organisierte und thematisch geordnete Dokumentensammlungen zu erstellen, erleichtert die Analyse und den Aufbau strategischer Informationen zu diesem Thema.
Entwickelt für kollaboratives Monitoring
Der kollaborative Aspekt von IPMetrix ist ein großer Vorteil. Durch den Austausch von Kommentaren, Analysen, Dokumenten und Erkenntnissen innerhalb des Teams entsteht kollektive Intelligenz, deren Katalysator das Monitoring ist. Diese Gruppendynamik verbessert nicht nur die Qualität des Monitorings, sondern stellt es vor allem in den Mittelpunkt des strategischen Managements des Unternehmens.
Erweitertes Warnmeldungsmanagement
Die anpassbaren Warnmeldungen von IPMetrix gewährleisten eine kontinuierliche Überwachung und informieren Benutzer über relevante Neuigkeiten basierend auf ihren Interessensgebieten. Durch die Erweiterung von IPMetrix um eine vereinfachte Benutzeroberfläche, die Front View, wird die Überwachungs- und Innovations-Community auf alle Mitarbeiter im Unternehmen ausgeweitet.
Leistungsstarke Analysetools
Das Tool zeichnet sich durch seine Datenanalyse- und Visualisierungsfunktionen aus , die zu synthetisieren. Diese Funktionen verwandeln die Dokumentensammlung in eine strategische Ressource, die direkt für die Entscheidungsfindung genutzt werden kann.
Konzentrieren Sie sich auf die Anwendungsfälle von TKM und IPMetrix
TKM und sein IPMetrix bieten vielseitige Intelligence- und Entscheidungsunterstützungslösungen , die an eine Vielzahl von Anwendungsfällen im Bereich Forschung, Entwicklung und Innovation angepasst werden können . Ob Unternehmen eine 360°-Studie zu einem bestimmten Bereich durchführen, aufkommende Trends identifizieren oder die Konkurrenz beobachten möchten – TKM bietet einen personalisierten Ansatz, der den spezifischen Anforderungen jedes Kunden gerecht wird.
So positionieren sich TKM und IPMetrix als unschätzbare Ressourcen in verschiedenen Nutzungskontexten.
Für Unternehmen, die ein umfassendes Verständnis eines Bereichs suchen
Wenn ein Unternehmen einen vollständigen Überblick oder den aktuellen Stand einer Branche erhalten möchte, aber nicht über die nötige interne Expertise oder Zeit verfügt, greift TKM ein und erstellt einen detaillierten Dokumentationsfonds in IPMetrix . Dieser Service bietet dem Kunden eine solide Grundlage für seine Analyse, basierend auf einer umfassenden und relevanten Informationssammlung.
Autonomie oder personalisierte Unterstützung
Mit dem Erwerb von IPMetrix haben Kunden die Wahl, das Tool völlig eigenständig zu betreiben oder von personalisiertem Support über die integrierten Dienste von TKM zu profitieren. Für Kunden, die einen schlüsselfertigen Ansatz bevorzugen, bietet TKM maßgeschneiderte Überwachungsdienste an , einschließlich der regelmäßigen Erfassung und Bereinigung von Dokumenten sowie deren Integration in die Dokumentensammlung des Kunden auf IPMetrix.
Hybride Zustellung : ein flexibles Modell
Dieses hybride Bereitstellungsmodell unterstreicht die Flexibilität des TKM-Angebots. Es passt sich an die interne Struktur und Kapazitäten jedes Kunden an. Für Unternehmen ohne eigenes Intelligence-Personal oder für solche, die ihre Ressourcen lieber auf die strategische Analyse von Informationen statt auf deren Sammlung konzentrieren, übernimmt TKM den gesamten Prozess.
Dadurch werden Unternehmen von der operativen Belastung der Überwachung befreit und können sich auf die Nutzung der Erkenntnisse zur Unterstützung ihrer strategischen Entscheidungen konzentrieren.
Personalisierte Datenerhebung
IPMetrix wurde entwickelt, um die Erfassung gezielter Daten basierend auf den spezifischen Bedürfnissen seiner Kunden zu erleichtern. Ob über bereits vorhandene Datenbanken oder gezielte Websuchen – IPMetrix ermöglicht Ihnen den Aufbau einer umfangreichen und relevanten Dokumentensammlung. Sie können Dokumente importieren, Datenbanken über eine API verbinden oder einfach URLs hinzufügen, um Ihr Monitoring zu erweitern.
Mit einer umfassenden Monitoring-Plattform – von der Datenerfassung bis zur Analyse – verwandelt IPMetrix Informationsüberflutung in einen Wettbewerbsvorteil. Ob Unternehmen das Tool eigenständig nutzen oder individuelle Unterstützung wünschen – TKM passt seine Services an die jeweiligen Bedürfnisse an.
IPMetrix macht Business Intelligence zugänglicher und ermöglicht Entscheidungsträgern, sich in einer komplexen Informationslandschaft sicher zurechtzufinden und fundierte Entscheidungen für die Zukunft ihres Unternehmens zu treffen. Möchten Sie mehr erfahren? Kontaktieren Sie uns.
