Une entreprise c’est un peu comme une ruche. Chaque collaborateur, parfois sans le savoir, récolte de l’information comme l’abeille le pollen. C’est le processus de veille qui permet ensuite de partager, d’enrichir et de capitaliser cette information en interne. Au fil des mois, cette masse d’informations disparates se transforme et s’enrichit jusqu’à former une base des connaissances accumulées par l’entreprise sur son marché, ses concurrents, son environnement technologique ou règlementaire. Dès lors, elle constitue un actif immatériel de grande valeur pour l’entreprise : tout comme le pollen devient miel grâce à une organisation minutieuse et une communication incroyablement efficace. C’est cette organisation qui permet à la ruche de survivre et de prospérer. Dans votre entreprise, ce sont les méthodes alliant la veille stratégique au Knowledge Management (gestion de la connaissance), qui vous permettront de vous développer et de rester compétitif.
Knowledge Management : définitions et enjeux
De la ruche à l’entreprise : l’importance du Knowledge Management
Le Knowledge Management n’est pas une notion récente, loin de là. Née dans les années 90, cette discipline s’est rapidement imposée comme un levier stratégique pour les entreprises, en particulier pour les entreprises innovantes. Pour le Davenport Group, le Knowledge Management est « l’exploitation systématique des connaissances de l’entreprise pour améliorer son fonctionnement ».
Des entreprises comme L’Oréal, Babolat, Adisseo, Schneider ou Airbus, sont réputées pour leur culture d’innovation et leur capacité à s’adapter rapidement aux évolutions du marché. Pour cela, elles utilisent des outils de veille et de gestion des connaissances pour partager les compétences et l’expertise entre leurs employés, et ce quelle que soit leur localisation en France et dans le Monde. Les communautés internes de pratique ou organisées autour d’un projet peuvent ainsi collaborer, enrichir les décisions à prendre et capitaliser sur les connaissances accumulées par le groupe au fil des mois et années passées.
D’autres outils, comme les wikis internes ou les forums de discussion, permettent également de capitaliser sur les connaissances existantes et de les rendre accessibles à tous. C’est cette capacité à transformer les informations collectées en connaissances utiles qui fera de votre entreprise un leader sur son marché. Et aussi une magnifique ruche.
De la veille au Knowledge Management : une évolution naturelle et un actif immatériel précieux !
La veille permet en premier lieu de capter les données brutes, les informations qui vont avoir potentiellement un impact sur la stratégie et son pilotage. Plus globalement, la veille est le processus par lequel les informations sont collectées, analysées et diffusées au sein de l’organisation. Elle permet à l’entreprise de rester à jour sur les dernières tendances du marché, les évolutions technologiques, les mouvements de ses concurrents et bien d’autres facteurs clés comme la réglementation ou les normes.
Ces informations font l’objet systématique d’une analyse, d’une catégorisation et d’un enrichissement. Elles peuvent déclencher des actions spécifiques (action en propriété industrielle, réalisation d’un panorama ou d’un état de l’art (IZINOV)…
Des projets vont se matérialiser, des décisions être prises, des comptes rendus rédigés…
Cette connaissance, si elle se matérialise et s’instancie dans une vraie démarche de capitalisation, va permettre de documenter les décisions futures, et constitue pour les dirigeants un véritable actif immatériel, produit final de la gestion efficace de l’information et des connaissances. Voici quelques exemples courants d’actifs immatériels tels qu’on peut les rencontrer en entreprise :
- Une base de connaissances sur les concurrents, les marchés, les clients…
- Un portefeuille complet de titres de propriété industrielle (brevets, marques…)
- Une culture organisationnelle, des méthodes, des process…
- Un réseau, des relations, un carnet d’adresses
- Le savoir-faire de vos employés
On comprend à travers ces exemples que l’enjeu ne consiste pas seulement à rassembler de l’information pertinente. Il faut également lui donner une structure pour en simplifier l’accès et la rendre réellement utile pour les décisions futures.
A défaut, l’entreprise (et c’est encore trop souvent le cas) consacre des efforts financiers importants (des outils, des bases, du temps de ses collaborateurs…) à engager des actions de veille, disséminées dans l’entreprise, non structurées, et qui perdent toute valeur une fois que le collaborateur en charge du dossier quitte l’entreprise. Faute de bien organiser ces activités pourtant relativement simples et peu coûteuses à déployer, votre entreprise s’expose à de sévères désillusions.
Mais fort heureusement, pas besoin de s’appeler L’Oréal ou AirBus pour profiter des bénéfices d’une démarche structurée de veille et de gestion des connaissances.
Sans veille structurée et sans sa prolongation dans un système de Knowledge Management, les entreprises sont condamnées à prendre des risques et à ne pas apprendre de leurs expériences réussies ou de leurs échecs passés
La veille en entreprise : un trésor souvent inexploité
Pourquoi toutes les entreprises ne réussissent-elles pas à transformer leur veille en un actif immatériel précieux et générateur de valeur ?
Une entreprise pharmaceutique cherche à comprendre pourquoi elle se fait surprendre par l’irruption sur le marché d’un produit directement concurrent de leur propre portefeuille de produits. Au cours du retour d’expérience organisé peu après, les managers et dirigeants constatent un peu désabusés qu’ils disposaient pourtant de tous les signaux faibles qui auraient dû leur mettre la puce à l’oreille depuis au moins 18 mois : dépôt de brevets, essais cliniques puis dépôt d’une marque…
Mais disséminés et non enrichis, chaque département a conservé ces informations sans imaginer devoir les consolider dans une base de connaissances plus transversale.
Plus frustrant encore, le même concurrent avait déjà réussi un « coup » similaire sur une autre gamme de produits quelques années auparavant. Ce retex-là était dans la tête des plus anciens… mais pas disponible pour un manager ou un veilleur plus récent dans l’entreprise.
Une des raisons est le manque de structuration du travail de veille. En l’absence de stratégie claire et de coordination entre les différentes parties prenantes, la veille peut facilement être cantonnée à une tâche isolée, non structurante et au final en partie inefficiente.
De nombreuses entreprises tous secteurs confondus illustrent souvent cette situation.
De nombreux ingénieurs ou managers réalisent une veille approfondie sur des sujets spécifiques et y passent un temps important. Cependant, en l’absence de coordination, assez souvent les connaissances ainsi acquises ne sont pas (ou de manière pas suffisamment structurée) partagées avec le reste de l’équipe. Elles sont parfois conservées sur un disque dur individuel ou dans des fichiers Excel à l’organisation parfois très personnelle… Et disparaissent ou sont inexploitables lorsque le collaborateur qui en est à l’origine quitte l’entreprise.
Cette situation est malheureusement courante. Et une activité pourtant menée sérieusement au niveau individuel peine à générer une vraie valeur sur le plan collectif.
L’illusion de l’information facile : le piège de l’ère numérique
L’ère de l’Internet et de l’information facile a radicalement changé la donne. Aujourd’hui les entreprises ont accès à une quantité quasi illimitée d’informations. Mais cette abondance d’informations est à double tranchant. Sans une stratégie de veille structurée, les entreprises peuvent facilement être submergées par cette masse d’informations. Et d’aboutir à une situation paradoxale où elles peuvent crouler sous les informations et dans le même temps ne pas parvenir à les transformer en connaissances directement utiles à la prise de décision ou à les mobiliser pour traiter des alertes identifiées autour d’un signal faible.
IPMetrix : un outil simple et puissant, pour faire de la veille et la transformer en un véritable actif immatériel
IPMetrix : un levier de transformation
Il existe des outils qui peuvent aider les entreprises à surmonter ces défis. Le logiciel de veille stratégique IPMetrix en fait partie. Grâce à ses nombreuses fonctionnalités de capitalisation et de collaboration, il permet aux entreprises de structurer leur veille, de générer une véritable intelligence stratégique d’un domaine ou d’un marché mais donc aussi de capitaliser sur ses connaissances pour les garder disponibles au cœur du pilotage stratégique de l’entreprise.
Pour un dirigeant ou une dirigeante de PME comme un directeur ou une directrice de la R&D, IPMetrix peut rapidement devenir un atout majeur. Il permet en effet de structurer le travail de veille stratégique et de le transformer en un véritable actif immatériel. Les connaissances acquises et enrichies au fil des mois et des années sont stockées dans IPMetrix et restent facilement accessibles à tous les autres membres actuels et futurs de l’entreprise… Difficile de faire aussi bien avec Excel.
Un outil de capitalisation simple et puissant
IPMetrix est plus qu’un simple outil de veille. C’est une véritable plateforme de gestion des connaissances qui crée littéralement une base de connaissances stratégiques utiles à vos futures décisions et projets. Une fois votre veille paramétrée, toutes les analyses, les approfondissements, les panoramas ou cartographies que vous ajouterez deviennent le fondement de votre base de connaissances.
Avec IPMetrix, la veille est capitalisée et partagée et contribue ainsi à renforcer le patrimoine de connaissances de votre entrepris afin qu’elle puisse facilement la mobiliser le moment venu.
« L’avenir est déjà là, il est juste mal réparti »
Tout comme le pollen pour l’abeille, l’information est votre bien le plus précieux. Mais elle n’est précieuse que si vous savez la transformer, la faire vivre. Vos sources d’informations et de connaissances doivent être valorisées, pour que votre veille vous aide, le moment venu, à prendre des décisions stratégiques éclairées. C’est le rôle du Knowledge Management, et d’outils comme IPMetrix que d’y contribuer de manière significative.
L’avenir appartient aux entreprises qui sauront faire de leur veille structurée un atout stratégique en capitalisant sur les connaissances acquises. Le miel de la ruche numérique est à la portée de ceux qui sauront l’extraire. Comme le disait l’écrivain de science-fiction William Gibson : « L’avenir est déjà là – il est juste mal réparti ». Il appartient à chaque entreprise de se donner les moyens de capter sa part.
