¿Cómo crear un fondo documental? ¡Qué pregunta tan extraña! Sobre todo en un momento en que el chat y la IA generativa nos hacen creer que nunca ha sido tan fácil encontrar información útil para gestionar la estrategia de innovación. Y, sin embargo, el riesgo de perder información clave nunca ha sido tan alto.
Y las IA mágicamente generativas no hacen milagros. Sin mencionar las alucinaciones, en TKM descubrimos que una búsqueda en cualquiera de los modelos principales (los probamos todos, incluso si preferimos Mistral... ¡y ese será el tema de un próximo artículo!) solo devuelve una pequeña parte de la información útil.
¿Escéptica? Cécile es ingeniera de construcción y trabaja para un gran grupo con el que ya ha presentado seis patentes. Durante un reciente proyecto de investigación sobre su tema favorito (aditivos para adhesivos y cemento), y a pesar de varios intentos, solo dos de sus patentes han sido "renovadas"...
Como parte de otra vigilancia, el "gato" nos trajo a sus garras un artículo científico que parecía sumamente relevante (con la universidad, los autores... ¡e incluso el DOI!). Lo comprobamos de inmediato y el artículo no existía...
La IA generativa produce muchos servicios útiles y está integrada en nuestro paquete de software IPMetrix , pero no se puede utilizar razonablemente para impulsar un monitoreo sólido y metódico.
En este contexto, la realización de un estado del arte , de la competencia o el seguimiento de su entorno tecnológico e industrial depende, por tanto, sobre todo de su capacidad (o la de su equipo encargado del seguimiento) para recoger toda la información potencialmente útil para sus decisiones.
En otras palabras: constituir un fondo documental exhaustivo y relevante , basado en una (o más a menudo varias) estrategia de investigación.
Además, gracias a este fondo, una vez que el equipo de seguimiento haya realizado los análisis, los analistas de I+D o PI (propiedad industrial) podrán exportar, comentar y compartir una patente, tesis o proyecto colaborativo especialmente interesante e inspirador. Para ello, es necesario recopilar la información previamente.
El propósito de este artículo es compartir con vosotros algunos consejos y trucos heredados de más de 20 años de experiencia de TKM en la monitorización de empresas de todos los tamaños (PYMES, ETIs, startups o GG).
Lea también → ¿Qué herramienta de monitoreo tecnológico debería elegir ante la explosión en el número de patentes?
Construir un fondo documental completo y relevante
La creación de un fondo documental útil y eficaz es uno de los primeros pasos del seguimiento, del cual constituye la piedra angular. No solo será necesario:
- exhaustivo (recoger todo lo que pueda ser relevante),
- al tiempo que limitamos el ruido (que en última instancia aceptamos como documentos irrelevantes pero imposibles de extraer en la etapa de estrategia de búsqueda),
- y sobre todo dedicando el tiempo necesario y no más , debiendo reservarse el esfuerzo más importante al análisis, a la explotación, a la difusión y al enriquecimiento colectivo y estratégico.
El software IPMetrix de TKM proceso integrado y sin interrupciones que agilizará la recopilación de datos, enriquecerá los datos sin procesar y dejará el máximo espacio y funcionalidad para el análisis, el intercambio y la capitalización. Pero empecemos por el principio.
¿Qué es un fondo documental? ?
Un fondo documental reúne todos los documentos, datos y fuentes de información recopilados sobre un tema de interés (un campo tecnológico o un sector industrial).
Esta colección organizada proporciona a las empresas y a los equipos de analistas una base de conocimientos confiable y relevante para respaldar la gestión estratégica de su organización.
Más que una simple colección de documentos, un fondo documental bien estructurado permite un acceso rápido a información verificada, enriquecida, organizada y lista para ser analizada por equipos expertos (IP, I+D, Innovación o marketing estratégico).
La importancia del fondo documental
En el contexto actual de infobesidad , donde la información es abundante pero no siempre de buena calidad, disponer de un fondo documental completo y estructurado se convierte en un activo estratégico .
Permite:
- Centralizar el conocimiento de diversas fuentes.
- Filtrar y enriquecer la información sin procesar.
- Aproveche esta información.
Construir un fondo documental : un gran desafío
La creación y gestión de un fondo documental representa un gran desafío, especialmente debido a la diversidad de fuentes de información (bases de datos especializadas, sitios web, publicaciones científicas, patentes, etc.) y la necesidad de actualizar constantemente los datos recopilados.
Además, el proceso de recopilación, organización y análisis de información requiere una inversión considerable de tiempo , sin mencionar las habilidades específicas necesarias para distinguir la información relevante de los datos superfluos.
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Los pasos a seguir para construir un fondo documental
La creación de un fondo documental implica el desarrollo de una estrategia de investigación y recopilación clara y formalizada, vinculada directamente a la(s) pregunta(s) estratégica(s) a las que se supone que el monitoreo debe responder.
Este proceso implica varios pasos clave , cada uno de los cuales requiere atención y metodología. A continuación, se presenta una guía para comprender estos pasos y desarrollar una colección documental estructurada y relevante.
1. Determinar el alcance de la búsqueda
El primer paso es definir claramente el tema de su monitoreo. Esto implica especificar el área a investigar, las preguntas específicas que desea responder y los objetivos de su investigación. Este paso esencial le permite enfocar con mayor eficacia las investigaciones posteriores y evitar la recopilación de información innecesaria .
2. Seleccione fuentes relevantes
No todas las fuentes de información son iguales. Y una sola fuente de información rara vez es suficiente. Por eso, desde su creación en 2004, TKM siempre ha priorizado la capacidad de recopilar y analizar una amplia variedad de fuentes de información en el desarrollo de su software : patentes, publicaciones científicas, la web, tesis, congresos, proyectos colaborativos, startups, etc.
Por lo tanto, es fundamental identificar las bases de datos más relevantes antes de embarcarse en la creación de un estado del arte o la configuración de un monitoreo periódico. Algunas bases de datos son gratuitas, otras son de pago. Los costos pueden convertirse rápidamente en un límite. Por eso, TKM también ofrece acceso privilegiado a su propio Data Lake , una base de datos global de patentes, artículos científicos, proyectos y startups.
3. Implementar una estrategia de cobranza
Una vez definido el alcance de la búsqueda e identificadas las fuentes, es momento de listar las palabras clave que permitirán esta recopilación exhaustiva y relevante. Cada base de datos tiene su propia gramática , y es útil conocerla.
Sin embargo, la mayoría de las veces, los operadores booleanos (AND, OR, NOT), los operadores de truncamiento o incluso los operadores de proximidad (NEAR, W...) le ayudarán a ajustar conjuntos de palabras clave para combinar eficiencia y exhaustividad. Idealmente, tenderemos a mantener un poco de ruido (entre un 10 y un 15 %) en lugar de arriesgarnos a perder información útil.
Pero si este ejercicio se vuelve complicado, en TKM el equipo de analistas, compuesto exclusivamente por científicos de alto nivel, ha desarrollado a lo largo de los años un verdadero conocimiento sobre el tema.
4. Organizar e indexar documentos
Hoy en día, sea cual sea el tema, la recopilación suele dar como resultado un volumen considerable de documentos (de varios cientos a miles, o incluso decenas de miles). Para empezar, y antes de la fase de análisis, se requiere una fase de selección, enriquecimiento y organización minuciosa .
Esto puede implicar agregar metadatos útiles, extraer entidades nombradas útiles para su investigación o normalizar afiliaciones (nombres de organizaciones) e indexación semántica de documentos.
Entonces, la implementación de un sistema de clasificación, o incluso de etiquetas o de selección, será útil para facilitar las búsquedas posteriores : las suyas, pero también las de los equipos del cliente al final: dirección, I+D, PI, innovación, empresa de riesgo, etc.
5. Extraer información útil
Simplemente recopilar información no basta. Pero si su colección de documentos incluye varios cientos, probablemente no querrá leerlos todos... y, de hecho, no es recomendable.
Las herramientas para la segmentación semántica, la investigación, la detección de señales débiles e incluso de “valores atípicos” serán extremadamente útiles para:
- refuerza tu visión del campo (lo que ya sabías),
- (tecnología emergente, startup, nueva patente, pivote estratégico de un competidor, etc.).
Al segmentar tu acervo documental , y sin necesidad de leerlo todo, podrás construir inteligencia estratégica sobre el tema , iniciar un proceso de inteligencia colectiva interna y apoyar así la gestión estratégica de tu organización.
Y finalmente, algunos documentos particularmente inspiradores o estratégicos (de oportunidad o amenaza) requerirán una lectura en profundidad.
El objetivo de la recopilación de documentos es brindarle la oportunidad de abordar sus cuestiones estratégicas a un nivel global, permitiendo al mismo tiempo el intercambio a nivel de documentos individuales.
La inteligencia estratégica que construye adquiere entonces una nueva dimensión y nunca deja indiferentes a sus clientes internos ni a su equipo directivo. El objetivo es transformar los datos brutos en conocimiento útil para la toma de decisiones.
6. Alimenta y actualiza tu fondo
Una colección documental es una herramienta viva que puede requerir actualización y enriquecimiento constantes para mantener su relevancia. Incluso en el caso de un seguimiento puntual (cartografía, estado del arte, paisajismo, etc.), es bastante común optar por un seguimiento periódico.
El ritmo de esta actualización dependerá de la intensidad estratégica del problema, pero también del avance tecnológico en el sector. Por lo tanto, la monitorización de la IA o la cosmética requiere una actualización mensual como mínimo, dado el volumen de conocimiento generado por la investigación y los actores del sector.
Por esta razón, entre otras, es fundamental llevar un registro formal preciso de las estrategias de búsqueda utilizadas .
Luego, aplíquelos periódicamente a las diferentes fuentes, a menos que tenga acceso a un fondo documental global como TKM Data Lake, gracias al cual las actualizaciones se pueden automatizar fácilmente.
También deberá procesar los nuevos datos siguiendo los pasos descritos en este artículo. Este proceso puede ser tedioso y convertirse rápidamente en una pesadilla para el analista de monitoreo. Sin embargo, ciertas herramientas pueden ahorrarle un tiempo valioso.
IPMetrix : la herramienta ideal para construir sus fondos documentales completos, capitalizados y actualizados periódicamente
Con su enfoque integrado, IPMetrix transforma la complejidad de la inteligencia en un proceso estructurado y eficiente. ¡Veamos por qué y cómo!
Procesamiento completo de la cinemática en espera
Desde la recopilación de datos hasta su difusión, incluyendo la investigación y el análisis, IPMetrix abarca todos los pasos necesarios para una monitorización estratégica eficaz . En primer lugar, permite a los analistas concentrar en una única base de conocimiento todas las fuentes útiles para resolver la cuestión estratégica, el origen de la necesidad de monitorización.
De esta forma, hay más de 250 tipos de fuentes o bases de datos que se pueden agrupar dentro de un proyecto en IPMetrix.
Importación e integración de datos
IPMetrix ofrece soluciones flexibles para añadir nuevos datos a la colección de documentos, ya sean documentos externos, conexiones a bases de datos mediante API o integración con sitios web mediante URL . Esta flexibilidad garantiza una monitorización completa y actualizada.
Creación de fondos documentales relevantes
Con IPMetrix , los usuarios pueden crear colecciones documentales sobre temas específicos integrando datos de múltiples fuentes. La capacidad de crear colecciones documentales organizadas y temáticas facilita el análisis y la creación de inteligencia estratégica sobre el tema.
Diseñado para la monitorización colaborativa
El aspecto colaborativo de IPMetrix es una ventaja fundamental. Al permitir el intercambio de comentarios, análisis, documentos y perspectivas dentro del equipo, propicia el surgimiento de inteligencia colectiva, cuyo catalizador es la monitorización. Esta dinámica de grupo no solo enriquece la calidad de la monitorización, sino que, sobre todo, la sitúa en el centro de la gestión estratégica de la empresa.
Gestión avanzada de alertas
Las alertas personalizables de IPMetrix garantizan un monitoreo continuo, notificando a los usuarios sobre noticias relevantes según sus áreas de interés. Al ampliar IPMetrix a una interfaz simplificada, la Vista Frontal, se extiende la comunidad de monitoreo e innovación a todos los miembros de la empresa.
Potentes herramientas de análisis
La herramienta destaca por sus de análisis y de datos , que le permiten detectar tendencias, comparar información y sintetizar información compleja. Estas funciones transforman la colección de documentos en un recurso estratégico que puede utilizarse directamente para la toma de decisiones.
Centrarse en los casos de uso de TKM e IPMetrix
TKM y su IPMetrix ofrecen soluciones versátiles de inteligencia y apoyo a la toma de decisiones que se adaptan a diversos casos de uso en el ámbito de la I+D y la innovación . Tanto si las empresas buscan realizar un estudio integral sobre un área específica, identificar tendencias emergentes o monitorear a la competencia, TKM ofrece un enfoque personalizado que satisface las necesidades específicas de cada cliente.
Así es como TKM e IPMetrix se posicionan como recursos invaluables en diferentes contextos de uso.
Para empresas que buscan una comprensión integral de un campo
Cuando una empresa desea obtener una visión general completa o un estado del arte de un sector específico, pero carece de experiencia interna o tiempo, TKM interviene creando un fondo documental detallado en IPMetrix . Este servicio proporciona al cliente una base sólida para realizar su análisis, basándose en una recopilación de información exhaustiva y relevante.
Autonomía o apoyo personalizado
Con la adquisición de IPMetrix , los clientes pueden elegir entre operar la herramienta de forma totalmente independiente o beneficiarse de soporte personalizado a través de los servicios integrados de TKM. Para quienes prefieren un enfoque integral, TKM ofrece servicios de monitorización personalizados , que incluyen la recopilación y limpieza periódica de documentos, así como su integración en la colección de documentos del cliente en IPMetrix.
Entrega híbrida : un modelo flexible
Este modelo híbrido de entrega subraya la flexibilidad de la oferta de TKM. Se adapta a la estructura interna y las capacidades de cada cliente. Para empresas que no cuentan con personal de inteligencia dedicado, o que prefieren centrar sus recursos en el análisis estratégico de la información en lugar de en su recopilación, TKM gestiona todo el proceso.
Esto libera a las empresas de la carga operativa del monitoreo, permitiéndoles enfocarse en aprovechar los conocimientos para respaldar sus decisiones estratégicas.
Recopilación de datos personalizados
IPMetrix está diseñado para facilitar la recopilación de datos específicos según las necesidades de sus clientes. Ya sea a través de bases de datos a las que ya tiene acceso o mediante búsquedas web específicas, IPMetrix le permite recopilar una colección documental completa y relevante. Puede importar documentos, conectar bases de datos mediante API o simplemente añadir URL para enriquecer su monitorización.
Al ofrecer una plataforma de monitorización completa, desde la recopilación de datos hasta el análisis, IPMetrix transforma la sobrecarga de información en una ventaja competitiva. Tanto si las empresas optan por usar la herramienta de forma independiente como si prefieren beneficiarse de un soporte personalizado, TKM adapta sus servicios a cada necesidad específica.
Al facilitar el acceso a la inteligencia empresarial, IPMetrix permite a los responsables de la toma de decisiones navegar con confianza en un panorama de información complejo y tomar decisiones informadas para el futuro de su negocio. ¿Desea saber más? Contáctenos.
