DAS WICHTIGSTE IN KÜRZE
- KI allein garantiert kein zuverlässiges Monitoring: Sie kann Informationen vergessen oder erfinden.
- Ein Dokumentenbestand zentralisiert die wichtigsten Quellen für ein vollständiges und relevantes Monitoring.
- Eine wirksame Suchstrategie sichert erschöpfende Ergebnisse und begrenzt zugleich das Rauschen.
- Ein Dokumentenbestand muss fortlaufend aktualisiert werden, um die Entwicklungen des Marktes und der Innovation nachzuvollziehen.
Wie baut man einen Dokumentenbestand auf? Was für eine seltsame Frage! Besonders zu einer Zeit, in der Chats und generative KI uns glauben machen wollen, es sei nie einfacher gewesen, die für die Steuerung der eigenen Innovationsstrategie nützliche Information zu finden. Und dennoch war das Risiko, eine entscheidende Information zu übersehen, nie höher.
Und die vermeintlich magischen generativen KIs bewirken keine Wunder. Ganz abgesehen von den Halluzinationen stellen wir bei TKM fest, dass eine Suche bei dem einen oder anderen großen Modell (wir testen sie alle, auch wenn wir eine Vorliebe für Mistral haben… was übrigens Thema eines kommenden Artikels sein wird!) nur einen kleinen Teil der nützlichen Information zurückliefert.
Skeptisch? Cécile ist Ingenieurin im Baugewerbe und arbeitet für einen Großkonzern, mit dem sie bereits 6 Patente angemeldet hat. Bei einer kürzlich durchgeführten Recherche zu ihrem bevorzugten Thema (Zusatzstoffe für Kleber und Zemente) kamen trotz mehrerer Versuche nur zwei ihrer Patente an die Oberfläche…
Im Rahmen eines anderen Monitorings hat uns der „Chat” einen scheinbar äußerst relevanten wissenschaftlichen Artikel präsentiert (mit Universität, Autoren… und sogar DOI!). Eine sofortige Überprüfung ergab, dass dieser Artikel nicht existierte…
Generative KI erbringt zahlreiche nützliche Dienste, und sie ist in unsere Softwareplattform integriert, kann aber vernünftigerweise nicht allein ausreichen, um ein solides und methodisches Monitoring zu speisen.
In diesem Kontext hängt die Durchführung eines Stand-der-Technik-Berichts, einer Wettbewerbsanalyse oder die Überwachung Ihres technologischen und industriellen Umfelds vor allem von Ihrer Fähigkeit (oder der Ihres für das Monitoring verantwortlichen Teams) ab, alle potenziell nützlichen Informationen zu sammeln, die für Ihre Entscheidungen relevant sind.
Mit anderen Worten: den Aufbau eines erschöpfenden und relevanten Dokumentenbestands, der auf einer (oder meist mehreren) Suchstrategien beruht.
Dank dieses Bestands können die Analystinnen und Analysten aus F&E oder PI (gewerblicher Rechtsschutz), nachdem die Analysen vom Monitoring-Team durchgeführt wurden, zudem ein besonders interessantes und inspirierendes Patent, eine Dissertation oder ein kollaboratives Projekt exportieren, kommentieren und teilen. Doch dafür muss es zuvor gesammelt worden sein.
Ziel dieses Artikels ist es, einige Tipps und Tricks aus mehr als 20 Jahren Erfahrung von TKM im Dienst des Monitorings von Unternehmen jeder Größe (KMU, mittelständische Unternehmen, Start-ups oder Großkonzerne) mit Ihnen zu teilen.
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Einen vollständigen und relevanten Dokumentenbestand aufbauen
Einen nützlichen und wirksamen Dokumentenbestand aufzubauen ist einer der ersten Schritte des Monitorings, dessen Eckpfeiler er bildet. Dabei muss man nicht nur sein:
- erschöpfend (alles sammeln, was potenziell relevant sein könnte),
- und zugleich das Rauschen begrenzen (das, was man letztlich als nicht relevante, aber im Stadium der Suchstrategie nicht herausfilterbare Dokumente hinnimmt),
- und vor allem die dafür nötige Zeit aufwenden und nicht mehr, denn der größte Aufwand sollte der Analyse, der Nutzung, der Verbreitung und der gemeinschaftlichen und strategischen Anreicherung vorbehalten bleiben.
Die TKM-Plattform bietet einen flüssigen und integrierten Prozess, der die Sammlung erleichtert (Modul „Data Lake”), die Rohdaten anreichert (Modul „Projects”) und möglichst viel Raum und Funktionen für die Analyse lässt (Modul „Analysis”), für den Austausch und die Wissenssicherung (Modul „Watches”). Aber beginnen wir am Anfang.
Was ist ein Dokumentenbestand ?
Ein Dokumentenbestand umfasst die Gesamtheit der zu einem bestimmten Thema gesammelten Dokumente, Daten und Informationsquellen (einem technologischen Bereich oder einer Industriebranche).
Diese organisierte Sammlung ermöglicht es Unternehmen und Analysten-Teams, über eine zuverlässige und relevante Wissensbasis zu verfügen, um die strategische Steuerung ihrer Organisation zu unterstützen.
Mehr als eine bloße Ansammlung von Dokumenten ermöglicht ein gut strukturierter Dokumentenbestand einen schnellen Zugang zu überprüften, angereicherten, organisierten und analysebereiten Informationen für fachkundige Teams (PI, F&E, Innovation oder strategisches Marketing).
Die Bedeutung des Dokumentenbestands
Im aktuellen Kontext der Informationsüberflutung, in dem Informationen zwar reichlich vorhanden, aber nicht immer von hoher Qualität sind, wird ein vollständiger und strukturierter Dokumentenbestand zu einem strategischen Vorteil.
Er ermöglicht es:
- Wissen aus verschiedenen Quellen zu zentralisieren.
- Rohinformationen zu filtern und anzureichern.
- Diese Informationen zu sichern.
Der Aufbau eines Dokumentenbestands : eine große Herausforderung
Die Schaffung und Verwaltung eines Dokumentenbestands stellen eine große Herausforderung dar, insbesondere aufgrund der Vielfalt der Informationsquellen (spezialisierte Datenbanken, Websites, wissenschaftliche Veröffentlichungen, Patente usw.) und der Notwendigkeit, die gesammelten Daten ständig zu aktualisieren.
Darüber hinaus erfordert der Prozess der Sammlung, Organisation und Analyse von Informationen einen erheblichen Zeitaufwand, ganz zu schweigen von den spezifischen Kompetenzen, die nötig sind, um relevante Informationen von überflüssigen Daten zu unterscheiden.
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Die Schritte zum Aufbau eines Dokumentenbestands
Der Aufbau eines Dokumentenbestands erfolgt über die Entwicklung einer klaren und formalisierten Such– und Sammelstrategie, die in direktem Zusammenhang mit der (oder den) strategischen Frage(n) steht, auf die das Monitoring antworten soll.
Es handelt sich um einen Prozess, der sich in mehrere Schlüsselschritte gliedert, von denen jeder Aufmerksamkeit und Methodik erfordert. Hier ist eine Anleitung, um sich durch diese Schritte zu bewegen und einen strukturierten und relevanten Dokumentenbestand zu erarbeiten.
1. Den Suchbereich festlegen
1. Den Suchbereich festlegenDer erste Schritt besteht darin, das Thema Ihres Monitorings klar zu definieren. Dies beinhaltet, den zu untersuchenden Bereich, die spezifischen Fragen, auf die Sie antworten möchten, und die Ziele Ihrer Recherche zu präzisieren. Dieser unverzichtbare Schritt ermöglicht es, die nachfolgenden Recherchen effizienter auszurichten und das Sammeln überflüssiger Informationen zu vermeiden.
2. Die relevanten Quellen auswählen
2. Die relevanten Quellen auswählenNicht alle Informationsquellen sind gleichwertig. Und eine einzige Informationsquelle reicht selten aus. Deshalb hat TKM seit seiner Gründung im Jahr 2004 bei der Entwicklung seiner Softwareplattform stets der Fähigkeit Vorrang gegeben, eine sehr große Vielfalt an Informationsquellen zu sammeln und zu analysieren: Patente, wissenschaftliche Veröffentlichungen, Web, Dissertationen, Konferenzen, kollaborative Projekte, Start-ups…
Es ist daher unerlässlich, diejenigen zu identifizieren, die am relevantesten sind, bevor man sich an die Durchführung einer Stand-der-Technik-Analyse oder die Konfiguration eines periodischen Monitorings macht. Manche Datenbanken sind kostenlos, andere kostenpflichtig. Die Kosten können schnell zu einer Grenze werden. Deshalb bietet TKM auch einen privilegierten Zugang zu seinem eigenen Data Lake, einer weltweiten Datenbank für Patente, wissenschaftliche Artikel, Projekte und Start-ups.
3. Eine Sammelstrategie einrichten
3. Eine Sammelstrategie einrichtenSobald der Suchbereich bekannt und die Quellen identifiziert sind, ist es Zeit, die Schlüsselwörter aufzulisten, die diese erschöpfende und relevante Sammlung ermöglichen. Jede Datenbank hat ihre eigene „Grammatik“, und es ist nützlich, sie zu kennen.
In den meisten Fällen helfen Ihnen jedoch Boolesche Operatoren (AND, OR, NOT), Trunkierungsoperatoren oder auch Näherungsoperatoren (NEAR, W..) dabei, Gruppen von Schlüsselwörtern so zu verfeinern, dass Sie Effizienz und Vollständigkeit verbinden können. Idealerweise tendiert man dazu, etwas Rauschen (10 bis 15 %) in Kauf zu nehmen, statt zu riskieren, nützliche Informationen zu übersehen.
Sollte diese Übung jedoch kompliziert werden, hat das Analysten-Team von TKM, das ausschließlich aus hochrangigen Wissenschaftlern besteht, über die Jahre eine echte Expertise in diesem Bereich entwickelt.
4. Dokumente organisieren und indexieren
4. Dokumente organisieren und indexierenHeutzutage führt die Sammlung, unabhängig vom Thema, meist zu einem beträchtlichen Volumen an Dokumenten (mehrere Hunderte bis mehrere Tausend oder sogar Zehntausende). Zu Beginn und vor der Analysephase ist eine sorgfältige Phase der Kuration, Anreicherung und Organisation unumgänglich.
Dies kann über das Hinzufügen nützlicher Metadaten, die Extraktion benannter Entitäten, die für Ihre Recherche nützlich sind, oder auch die Normalisierung von Zugehörigkeiten (Organisationsnamen) und die semantische Indexierung der Dokumente erfolgen.
Anschließend ist die Einrichtung eines Klassifizierungssystems oder auch von Tags oder einer Auswahl nützlich, um spätere Recherchen zu erleichtern: Ihre eigenen, aber auch die der letztlich beteiligten Kundenteams: Management, F&E, PI, Innovation, Corporate Venture usw.
5. Nützliche Informationen extrahieren
5. Nützliche Informationen extrahierenDas reine Sammeln von Informationen reicht nicht aus. Aber wenn Ihr Dokumentenbestand mehrere Hunderte von Dokumenten umfasst, werden Sie wohl nicht alles lesen wollen… und das ist auch nicht wünschenswert.
Werkzeuge für semantische Segmentierung, Suche, Erkennung schwacher Signale oder auch „Ausreißer” werden Ihnen außerordentlich nützlich sein, um:
- Ihre Sicht auf den Bereich zu bestätigen (das, was Sie bereits wussten),
- aber auch um schwache Signale zu erkennen (aufkommende Technologie, Start-up, neues Patent, strategischer Pivot eines Wettbewerbers…).
Indem Sie so Ihren Dokumentenbestand segmentieren, können Sie, ohne alles lesen zu müssen, innerhalb weniger Stunden strategisches Wissen über das Thema aufbauen, einen internen Prozess kollektiver Intelligenz anstoßen und so die strategische Steuerung Ihrer Organisation unterstützen.
Am Ende werden einige besonders inspirierende oder strategische Dokumente (Chance oder Bedrohung) eine vertiefte Lektüre erfordern.
Der Sinn des Dokumentenbestands besteht darin, Ihnen die Möglichkeit zu geben, Ihre strategische Fragestellung auf globaler Ebene anzugehen und dabei gleichzeitig Rückgriffe auf einzelne Dokumente zu ermöglichen.
Das strategische Wissen, das Sie so aufbauen, gewinnt dadurch eine andere Dimension und lässt Ihre internen Kunden oder Ihr Management nie unbeeindruckt. Das Ziel ist es, Rohdaten in für die Entscheidungsfindung nützliches Wissen zu verwandeln.
6. Den Bestand pflegen und aktualisieren
6. Den Bestand pflegen und aktualisierenEin Dokumentenbestand ist ein lebendiges Werkzeug, das eine ständige Aktualisierung und Anreicherung erfordern kann, um relevant zu bleiben. Selbst im Fall eines punktuellen Monitorings (Mapping, Stand-der-Technik-Analyse, Landscaping…) wird häufig entschieden, es in ein periodisches Monitoring zu überführen.
Der Rhythmus dieser Aktualisierung hängt von der strategischen Dringlichkeit der Frage ab, aber auch von der technologischen Dynamik des Bereichs. So erfordert ein Monitoring zu KI oder zu Kosmetik angesichts des Volumens der Wissensproduktion durch Forschung und Industrie mindestens eine monatliche Aktualisierung.
Aus diesem Grund, unter anderem, ist es unerlässlich, eine präzise, formelle Aufzeichnung der verwendeten Suchstrategien zu führen.
Und sie dann regelmäßig auf die verschiedenen Quellen anzuwenden, sofern man nicht über einen Zugang zu einem globalen Dokumentenbestand wie dem „Data Lake” von TKM verfügt, durch den Aktualisierungen leicht automatisiert werden können.
Zudem müssen die neuen Daten durch die verschiedenen, in diesem Artikel gerade dargelegten Schritte geführt werden. Diese Arbeit kann sich als mühsam erweisen und sich für den Monitoring-Analysten sogar schnell in einen Albtraum verwandeln. Aber manche Werkzeuge können Ihnen wertvolle Zeit sparen.
Die TKM-Plattform : das ideale Werkzeug für vollständige, gesicherte und regelmäßig aktualisierte Dokumentenbestände
Dank ihres integrierten Ansatzes verwandelt die TKM Platform die Komplexität des Monitorings in einen strukturierten und effizienten Prozess. Sehen wir uns an, warum und wie!
Vollständige Abdeckung des Monitoring-Ablaufs
Von der Sammlung bis zur Verbreitung, über die Recherche und die Datenanalyse hinweg, deckt die TKM Platform alle für ein effizientes strategisches Monitoring notwendigen Schritte ab. Sie ermöglicht es den Analysten, alle für die Lösung der strategischen Fragestellung, die den Monitoring-Bedarf begründet, nützlichen Quellen in einer einzigen Wissensbasis zu bündeln.Import und Integration von Daten
Die TKM Platform bietet flexible Lösungen für das Hinzufügen neuer Daten zum Dokumentenbestand, sei es durch externe Dokumente, Verbindungen zu Datenbanken über API oder die Integration von Websites durch Eingabe von URLs. Diese Flexibilität garantiert ein erschöpfendes und aktuelles Monitoring.Erstellung relevanter Dokumentenbestände
Mit der TKM-Plattform bauen die Nutzerinnen und Nutzer so Dokumentenbestände zu spezifischen Themen auf, indem sie Daten aus mehreren Quellen integrieren. Die Möglichkeit, organisierte und thematische Dokumentensammlungen zu erstellen, erleichtert anschließend die Analysearbeit und den Aufbau strategischen Wissens zum Thema.Konzipiert für ein kollaboratives Monitoring
Der kollaborative Aspekt unserer Plattform ist ein wichtiger Vorteil. Indem sie das Teilen von Kommentaren, Analysen, Dokumenten und Erkenntnissen innerhalb des Teams ermöglicht, fördert sie die Entstehung kollektiver Intelligenz, deren Katalysator das Monitoring dann ist. Diese Gruppendynamik bereichert die Qualität des Monitorings, vor allem aber stellt sie es wieder ins Zentrum der strategischen Steuerung des Unternehmens.Erweiterte Alarmverwaltung
Die anpassbaren Alarme sichern ein kontinuierliches Monitoring, indem sie die Nutzer über jede relevante Neuigkeit gemäß ihren Interessengebieten informieren. Die Erweiterung des Moduls „Watches” in eine vereinfachte Oberfläche, die „Front View”, ermöglicht es, die Monitoring- und Innovationsgemeinschaft auf alle Personen im Unternehmen auszudehnen.Leistungsstarke Analysewerkzeuge
Das Werkzeug zeichnet sich durch seine Fähigkeiten zur Analyse und Datenvisualisierung aus, die es ermöglichen, Trends zu erkennen, Informationen zu vergleichen und komplexe Erkenntnisse zu synthetisieren. Diese Funktionen verwandeln den Dokumentenbestand in eine strategische, direkt für die Entscheidungsfindung nutzbare Ressource.Im Fokus: die Anwendungsfälle von TKM und IPMetrix
TKM und sein Werkzeug IPMetrix bieten vielseitige und an eine Vielzahl von Anwendungsfällen im Bereich F&E und Innovation anpassbare Monitoring- und Entscheidungshilfe-Lösungen. Ob Unternehmen eine 360°-Studie zu einem bestimmten Bereich durchführen, aufkommende Trends identifizieren oder den Wettbewerb beobachten möchten – TKM bietet einen individuellen Ansatz, der den spezifischen Bedürfnissen jedes Kunden entspricht.
Hier zeigen wir, wie sich TKM und IPMetrix in verschiedenen Nutzungskontexten als unschätzbare Ressourcen positionieren.
Für Unternehmen auf der Suche nach einem umfassenden Verständnis eines Bereichs
Wenn ein Unternehmen einen vollständigen Überblick oder eine Stand-der-Technik-Analyse zu einem bestimmten Bereich erhalten möchte, aber an interner Expertise oder Zeit mangelt, übernimmt TKM den Aufbau eines detaillierten Dokumentenbestands in IPMetrix. Dieser Service ermöglicht es dem Kunden, über eine solide Grundlage für seine Analyse zu verfügen, gestützt auf eine erschöpfende und relevante Sammlung von Informationen.
Autonomie oder individuelle Begleitung
Mit dem Erwerb von IPMetrix haben Kunden die Wahl, das Werkzeug vollständig eigenständig zu nutzen oder von einer individuellen Begleitung über die integrierten Dienstleistungen von TKM zu profitieren. Für Kunden, die einen schlüsselfertigen Ansatz bevorzugen, bietet TKM maßgeschneiderte Monitoring-Dienstleistungen an, einschließlich der regelmäßigen Sammlung und Bereinigung von Dokumenten sowie ihrer Integration in den Dokumentenbestand des Kunden auf IPMetrix.
Das Hybridmodell : ein flexibles Modell
Dieses Hybridmodell der Dienstleistung unterstreicht die Flexibilität des TKM-Angebots. Es passt sich der Struktur und den internen Fähigkeiten jedes Kunden an. Für Unternehmen ohne für das Monitoring zuständiges Personal oder für jene, die ihre Ressourcen lieber auf die strategische Analyse der Informationen als auf deren Sammlung konzentrieren möchten, übernimmt TKM den gesamten Prozess.
Dies befreit Unternehmen von der mit dem Monitoring verbundenen operativen Last und ermöglicht es ihnen, sich auf die Nutzung der Erkenntnisse zur Unterstützung ihrer strategischen Entscheidungen zu konzentrieren.
Individuelle Datensammlung
IPMetrix ist dafür konzipiert, die gezielte Datensammlung entsprechend den spezifischen Bedürfnissen seiner Kunden zu erleichtern. Ob über Datenbanken, zu denen Sie bereits Zugang haben, oder über gezielte Webrecherchen – IPMetrix ermöglicht es, einen reichhaltigen und relevanten Dokumentenbestand zusammenzustellen. So können Sie Dokumente importieren, Datenbanken über API verbinden oder einfach URLs hinzufügen, um Ihr Monitoring anzureichern.
Indem es eine umfassende Plattform für das Monitoring bietet, von der Sammlung bis zur Datenanalyse, verwandelt IPMetrix die Informationsüberflutung in einen Wettbewerbsvorteil. Ob Unternehmen sich für eine eigenständige Nutzung des Werkzeugs entscheiden oder eine maßgeschneiderte Begleitung bevorzugen, TKM passt seine Dienstleistungen an jeden spezifischen Bedarf an.
So ermöglicht IPMetrix, indem es das strategische Monitoring zugänglicher macht, Entscheidungsträgern, sich sicher in einer komplexen Informationslandschaft zu bewegen und fundierte Entscheidungen für die Zukunft ihres Unternehmens zu treffen. Möchten Sie mehr erfahren? Kontaktieren Sie uns.