La démarche de veille est devenue primordiale pour analyser l’information ouverte qui est actuellement en très forte croissance. Cela laisse de vraies perspectives pour les PME et les start-ups qui ont un besoin vital de disposer d’une veille organisée.

In a world where information is the key to competitiveness and where strategic and technological monitoring has become a necessity, controlling the costs of access to quality raw information has become a major challenge.

By way of illustration and with regard to patent databases, companies continue to devote budgets, in our opinion, far too high to access this information, yet it is increasingly often accessible free of charge or at much more reasonable costs.

Whether you are an SME manager or a monitoring analyst, you are undoubtedly facing this problem and must control a budget dedicated to monitoring which is limited.

In this context, our software suite offers a real opportunity for rapid access to a multitude of open data sources and global coverage. This allows you to implement a monitoring process on the progress of your competitors, markets, your customers, or even new technologies.

Chez TKM nous avons aussi créé les solutions IZINOV qui apportent une alternative réellement accessible aux PME ou aux startups.

MONITORING APPROACH: A NOT SO COMPLICATED BUT ESSENTIAL PROCESS

Quel que soit votre secteur d’activité, la veille technologique et la veille stratégique sont plus que jamais indispensables. Elles vous permettent de rester à la pointe de l’innovation, de surveiller la concurrence et de détecter des opportunités sur le marché.

However, this monitoring approach is increasingly becoming professionalized, both in terms of tools and methodology. Indeed, the abundance of information that we have been overwhelmed with since the rise of the Internet has led us to believe that being well informed was easy. It's the end of a myth! And we must collectively relearn the basics of effective monitoring, that is to say monitoring that usefully feeds the decision-making and strategic management process.

Accessing data is one thing. Classifying and analyzing this data is much better. And sharing them to nourish a process of collective intelligence internally is the goal.

How do companies approach monitoring today?

SMEs, in particular, often devote more resources to monitoring than they themselves believe.

Mais faute d’organisation et d’outils performants, la veille se limite à des activités décentralisées voire individuelles sans disposer d’une stratégie de veille organisée , collective et méthodique.

Everyone monitors their networks, schedules Google alerts, reads a few specialized newsletters or follows up on a few key information sources. But there is nothing to consolidate this monitoring at the level of a strategic management process, and a lot of important information can remain under the radar for a long time.

OBSTACLES TO AN EFFECTIVE MONITORING APPROACH

Several factors may contribute to this finding.

Do you recognize yourself in the following points?

1. Manque de ressources : Les PME ont souvent des ressources limitées à consacrer à la veille. Certes, le temps c’est de l’argent. Mais une opportunité loupée aussi…
2. Coût des bases de données : Corollaire du point précédent, l’accès à des bases de données spécialisées et payantes est souvent hors de prix. Et c’est encore pire de payer cher pour accéder à une base qui ne sera pas utilisée… Sans compter le risque que cet investissement ne passe pas la prochaine revue budgétaire.
3. Manque de formation : La veille n’est pas seulement une question d’accès à l’information, mais aussi de méthodes et de techniques pour analyser cette information et rapidement la faire parler utilement. Faute de temps, faute de bras, la sous-traitance en temps partagé peut être une solution.
4. Absence d’outils d’analyse : Même avec les bonnes sources de données, le volume d’informations est souvent trop important pour être traité manuellement. Cela nécessite des outils de filtrage et d’analyse. Ces outils vous permettront par ailleurs de capitaliser dans le temps sur cette base de connaissances, afin d’en faire un véritable actif de l’entreprise.

Lire aussi – Signaux faibles : comment ne pas passer à côté lors du travail de veille ?

La veille est souvent perçue comme un luxe ou une tâche secondaire, voire pire un pensum… Alors qu’elle a plus que jamais sa place au cœur du pilotage stratégique de l’entreprise.

But there is no fatality!

Le coût et la complexité associés à l’accès et à l’analyse de bases de données payantes sont des obstacles, mais ils ne sont pas insurmontables. Il existe en effet des solutions pour rendre la veille plus efficace et moins coûteuse, comme nous le verrons plus loin.

DATABASES: ESSENTIAL TOOLS FOR MONITORING

BDD: what are we talking about and why is it useful?

All research papers, conferences, patent and trademark claims, collaborative projects (in France, Europe, and worldwide), and developments in standards are published and available online in searchable databases. This data forms the basis of any technology or strategic intelligence approach.

Contrairement aux moteurs de recherche généralistes, les bases de données offrent des contenus fiables et détaillés. Leur structuration permet également une grande finesse d’interrogation, très appréciable pour la veille.

Once the right “search strategy” has been developed and validated, monitoring can be easily automated.

La bonne nouvelle, c’est que ces accès sont de plus en plus ouverts et gratuits.
La mauvaise nouvelle, c’est que cela ne résout pas la problématique de la quantité d’informations à traiter, au contraire…

The monitoring analyst is often overwhelmed by the mass of raw information to sort. Even with a very refined search strategy, it is not uncommon for 80 to 90% of the information reported by these automated monitoring to turn out to be irrelevant...

The solution which would consist of being more restrictive on collection is also not satisfactory because it runs the risk of missing out on relevant information..

Toutes ces tâches éloignent la personne en charge de la veille des activités réellement utiles qui devraient normalement ponctuer ses journées : diffuser, créer de l’intelligence collective, investiguer plus en profondeur des sujets d’intérêt ou creuser des signaux faibles…
Bref, tout ce qui fait le sel du métier de veilleur, mais aussi ce qui lui confère son importance stratégique. A ce sujet, l’IA pourra vous aider à gagner un temps précieux…

Lire aussi : Comment le Machine Learning révolutionne le processus de veille ?

The cost of accessing databases

Free or paid?

Si le recours à des bases payantes peut se justifier (couverture, rapidité, fonctionnalités de recherche avancées…) elle n’est clairement pas un point de passage obligé, surtout pour une PME qui veut professionnaliser sa veille.

Entre ne rien faire en matière de veille, car c’est trop coûteux – ce qui revient à rouler sans assurance sous prétexte qu’on n’a jamais eu d’accident – et dépenser une fortune en accès à des données brutes, il existe heureusement un juste milieu.

In terms of patents, for example, there are free services operated by the Offices themselves and which provide a first level of access that is entirely satisfactory to initiate a competitive and technological monitoring process.

If it can sometimes prove useful to then move to paid bases, in particular to benefit from additional functionalities (unloading time, sorting and filtering functions), you can also find very satisfactory solutions at reasonable prices, at from 3000 euros per year.

A quick economic analysis of the expected gain will quickly inform your decision.

The cost may vary depending on different factors, some examples of which are:

• Nombre d’utilisateurs : ce sera le cas de la plupart des bases de données
• Couverture des données : plus la base de données est complète en termes de revues, de couverture temporelle ou géographique plus elle sera susceptible d’être coûteuse.
• Mises à jour : certaines bases de données offrent des mises à jour plus rapides que d’autres
• Fonctionnalités avancées : souvent inutiles car elles ne pourront se substituer aux outils d’analyse multi sources que vous serez amenés à utiliser pour la suite, ces fonctions coûteuses sont parfois proposées sous forme d’option.

BEYOND ACCESS TO BBD

To be effective you won't need just one database, but more likely 2 or 3... and sometimes many more (if you also monitor collaborative projects). Added to this will be everything you collect on the Internet (press, competitor sites, etc.).

Très vite, vous aurez donc besoin de regrouper toutes ces informations (une fois filtrées ou en vue de les filtrer) dans un outil d’analyse unique. A défaut, vous serez condamné à mener autant d’analyses que vous disposez de sources en entrée, pour réussir in fine une impossible synthèse.

A fortiori avec la masse croissante d’informations, il est impératif de disposer d’outils pour automatiser le processus de récolte et de tri initial des informations et pour analyser et structurer les résultats de cette veille.

Without these tools, even access to the most comprehensive databases will quickly become useless.

Lire aussi – Knowledge management : comment aider les entreprises à créer un actif immatériel à partir de la veille

WITH TKM PLATFORM, GET UNIQUE ACCESS TO ALL GLOBAL DATABASES

Database pooling: the power to group your analyzes in a single space

L’une des grandes forces de notre plateforme de veille et d’analyse est de permettre la mutualisation et le regroupement en une seule base de tous les résultats de toutes les bases de données mondiales que vous souhaitez intégrer dans votre veille ou vos analyses.

This gives you unique access to a multitude of specialized databases, free or paid, ranging from patents to scientific publications and collaborative projects, to which you will also add your Internet monitoring… With TKM, you can then work with this material, share it, disseminate it to your internal community and capitalize on it.

Access to open and free data

L’un des autres avantages évidents est l’accès aux bases de données. Avec IPMetrix, fini les justifications interminables pour obtenir un accès à une base de données coûteuse. Vous avez tout ce dont vous avez besoin en un seul endroit, ce qui vous permet de vous concentrer sur l’analyse et l’application des données plutôt que sur leur collecte.

Access to major scientific publications

Quand cela vous est nécessaire, TKM Platform permet aussi d’exploiter les bases donnant accès aux publications scientifiques majeures. Cela signifie un accès direct à la recherche de pointe, et aux publications ou conférences qui peuvent avoir un impact significatif sur vos stratégies de R&D et d’innovation.

THE TKM PLATFORM, THE SOLUTION FOR MONITORING SMEs AND START-UPS

Artificial Intelligence at the service of your efficiency

As mentioned above, the quantity of information entering a monitoring system constitutes a real threat to the sustainability of monitoring activities. It can in fact very quickly become discouraging to be confronted with a mass of information, the vast majority of which will turn out to be useless or irrelevant, without the possibility of being really more effective upstream during the selection.

A generic artificial intelligence may not help you much, because its performance levels are probably not going to be enough for you. There will still be a lot of verification and filtering work to do behind it.

Seule une IA spécifique, c’est-à-dire entrainée sur votre cas d’usage particulier, vous permettra d’atteindre des niveaux de performance et d’efficacité qui vous permettront de gagner beaucoup de temps, sans augmenter le risque de passer à côté d’une information pertinente.

Advanced filtering and analysis

TKM Platform ne se contente pas de vous donner accès à des données ; il vous donne également les outils pour les filtrer et les analyser. Cela signifie que vous pouvez rapidement isoler les informations les plus pertinentes pour votre entreprise, ce qui rend votre processus de veille beaucoup plus efficace.
Le module “Start-up” vous permet également d’avoir accès à plus de 220 000 start-ups dans le monde, tous domaines confondus, et de rester informé sur leurs activités économiques.

Collaboration and sharing

Les outils proposé par TKM sont également conçu pour la collaboration. Les équipes peuvent partager des données, des analyses et des rapports en temps réel, ce qui accélère la prise de décision et assure que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

Data security

La sécurité et la confidentialité sont aussi des préoccupations majeures et TKM l’a pris en compte. Vos données sont stockées en toute sécurité et sont accessibles uniquement aux personnes autorisées au sein de votre organisation.

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