Réaliser un État de l’art constitue une étape cruciale et systématique pour tout projet de R&D. Cet exercice permet de se tenir à jour sur les dernières avancées dans son domaine d’expertise et d’être en mesure de répondre aux besoins d’innovation de son entreprise.
Mais la réalisation d’un État de l’art peut se révéler ardue, chronophage et est rarement vue comme une activité valorisante par les chercheurs et les chercheuses. La bonne nouvelle, c’est que ce n’est pas une fatalité et qu’il existe des moyens pour rendre cet exercice moins pénible et plus pertinent.
Etat de l’art : une étape essentielle de tout projet de R&D&I
La réalisation d’un État de l’art par les équipes de R&D revêt une importance stratégique pour les entreprises. Voici quelques raisons pour lesquelles cet exercice est essentiel :
- Identification des opportunités et des tendances : L’État de l’art permet de repérer les opportunités d’innovation et d’anticiper les futures tendances technologiques. Cela permet aux entreprises d’adapter leur stratégie de recherche et de développement en conséquence.
- Gain de productivité : Un État de l’art bien réalisé évite à une équipe de R&D de reproduire des travaux déjà réalisés par d’autres, de réinventer ce qui existe déjà, et au contraire de s’en inspirer pour faire mieux et gagner du temps !
- Positionnement concurrentiel : En étant au fait des avancées des concurrents et de la recherche, une entreprise va pouvoir renforcer sa position sur le marché et développer des produits ou services innovants.
- Collaboration et partenariats : Un État de l’art, un panorama ou une cartographie peut révéler de nouveaux partenaires, des opportunités de collaboration avec d’autres chercheurs ou entreprises, favorisant ainsi le partage des connaissances, l’échange d’idées et le développement de partenariats de développement.
Pourquoi un État de l’art peut il se révéler être un exercice difficile et fastidieux ?
Les principales raisons qui vont complexifier la tâche sont les suivantes :
- Trop d’informations : La masse d’informations désormais disponibles, provenant de nombreuses sources telles que les bases mondiales d’articles scientifiques, les brevets, les rapports techniques, les conférences, les blogs, etc. Sauf à disposer d’une réelle expertise dans le choix et la combinaison des mots clés et autres critères de recherche on peut très vite faire face à un mur d’informations inexploitable.
- Le choix des mots : le choc de la pertinence. Comment trouver le bon équilibre entre maîtrise du bruit (la quantité irrépressible d’informations non pertinentes) et le silence (d’une recherche trop ciblée et qui va manquer des informations utiles). Ce travail de paramètrage préalable consiste à définir une stratégie de recherche efficiente. Et il ne faut pas sous-estimer le temps nécessaire à la concevoir.
- Analyse approfondie : Face à une telle quantité d’informations il faut une méthode claire et précise d’analyse. A défaut le risque est grand de se perdre dans la multitude des informations ponctuelles et de peiner à dégager des grandes lignes d’enseignement utiles. Des approches comme l’analyse sémantique (TAL) et ses récents développements en IA seront utiles tout comme les techniques et outils de datavisualisation pour données massives.
- Organisation et structure : pour être utile et faire émerger les informations importantes la préparation d’un état de l’art demande une méthodologie claire et un travail d’analyse minutieux pour s’assurer à la fois d’une revue exhaustive des informations importantes et leur présentation fluide et rapidement utilisable. Selon la question stratégique à laquelle il est supposé répondre l’état de l’art intégrera des parties ou des annexes différentes d’un cas sur l’autre (par exemple un zoom sur quelques acteurs/start up, une analyse détaillée d’un brevet, un panorama sur un marché jusque-là peu connu par l’entreprise,…)
- Mise à jour et Veille: Les avancées scientifiques et technologiques sont désormais tellement rapides qu’il faut d’emblée prévoir la nécessaire mise à jour d’un état de l’art réalisé à l’instant t. En particulier si le projet se concrétise ou si la question stratégique est reportée à plus tard (défaut de maturité d’une technologie par exemple : il faudra monitorer les avancées de la science et des concurrents pour pouvoir se reposer la question stratégique au bon moment dans le futur).
Comment gagner en efficacité lors de la rédaction d’un État de l’art ?
Face à ces enjeux, il devient essentiel d’optimiser les méthodes et les outils utiles à la rédaction d’un État de l’art. Voici quelques bonnes pratiques à mettre en œuvre :
- Définir une méthodologie claire : Établir une méthode de recherche systématique pour identifier, trier et évaluer les sources d’informations pertinentes. Prévoir des supports systématiques utiles au recueil des besoins et à la mise en œuvre de la stratégie de recherche.
- Rappeler en début de document la question stratégique qui a présidé à sa réalisation, la méthodologie utilisée, le périmètre et la stratégie de recherche utilisés et les sources exploitées, les experts sollicités (internes et externes)
- Collaborer et partager les tâches : Impliquer plusieurs membres de l’équipe de R&D dans la rédaction de l’État de l’art, en partageant la charge de travail et en exploitant les expertises individuelles. Cela paraît évident du point de vue de la charge de travail. Mais ça l’est encore plus au regard de la pertinence du livrable. La question de départ est rarement bien posée. Elle nécessite des rebonds, des ajouts, des précisions qui peuvent naître à l’occasion d’une revue de travail en cours. Par exemple cette réunion impliquant les demandeurs et des experts métiers est essentielle à la fin de l’étape d’élaboration de la stratégie de recherche. Se rendre compte une fois la base de connaissances constituée et analysée que le périmètre n’est pas complet ou pas assez précis peut faire perdre un temps et des efforts importants.
- Pour le suivi et la mise à jour : Automatiser la veille technologique et utiliser des outils de veille technologique pour rester à jour sur les dernières publications, les brevets et les conférences liées au domaine.
- Utiliser des outils de gestion de références bibliographiques : Les outils de gestion de références tels que Mendeley, Zotero ou EndNote permettent de gérer efficacement les sources d’informations, de les organiser et de les citer correctement dans le document finalisé et fera gagner du temps aux lecteurs futurs.
- Réviser et mettre à jour régulièrement : même si il ne fait pas l’objet d’une veille systématique un État de l’art peut utilement être révisé régulièrement pour refléter les dernières avancées de la recherche. Il est donc important de prévoir d’allouer du temps pour cette tâche et de s’appuyer sur des outils permettant de constituer progressivement un fonds de connaissances nourri par la veille et qui permet à celle-ci de devenir peu à peu un véritable actif immatériel au sein de l’entreprise.
Comment IPMetrix facilite la réalisation et la mise à jour de vos États de l’art
L’outil IPMetrix développé par TKM permet de faciliter et d’accélérer la rédaction d’États de l’art. Si votre équipe R&D est surchargée, manquent d’outils ou de sources complètes de données pour mener à bien ces tâches de veille, les fonctionnalités d’IPMetrix et l’expertise accumulée par TKM peuvent considérablement vous simplifier la tâche et vous faire gagner un temps appréciable :
- Collecte et combinaison de grands volumes et de tous types d’informations prises en charge : brevets et articles scientifiques au niveau mondial, thèses, projets collaboratifs nationaux ou régionaux (Europe par exemple), sources web,…
- Extraction et filtrage automatique de l’information : grâce aux traitements sémantiques qu’il met en œuvre IPMetrix est capable d’extraire les informations pertinentes à partir de l’ensemble des documents utiles à la réalisation de l’état de l’art. Il permet à l’utilisateur de filtrer en fonction des critères spécifiques qu’il souhaite appliquer.
- Analyse de similarité et de pertinence : IPMetrix utilise des algorithmes avancés pour évaluer la similarité et la pertinence des documents par rapport au domaine de recherche spécifique, ce qui permet d’identifier rapidement les travaux les plus pertinents.
- Une base de données des acteurs intégrée à l’outil permet aussi de faire des zooms sur tel ou tel acteur intéressant, de le mettre sous surveillance ou d’éditer une monographie qui complètera utilement le rapport d’état de l’art.
- Structuration et génération automatique du document : L’outil facilite la structuration de l’État de l’art en générant automatiquement et directement des supports vers des outils comme Powerpoint ou Word, et en intégrant les références bibliographiques et en organisant les informations de manière claire et cohérente.
- Collaboration et partage : IPMetrix permet aux membres de l’équipe de collaborer en temps réel sur la rédaction de l’État de l’art, l’analyse des documents ou des acteurs. Les membres de l’équipe peuvent se partager des annotations et des commentaires, ajouter des tags et suivre l’évolution du projet qui devient alors potentiellement un vrai travail collaboratif.
Avec IPMetrix, non seulement la tâche de mener à bien une revue de l’état de l’art peut se révéler être une expérience positive vécue par l’équipe, mais vous capitaliserez dans le temps sur ce travail qui va nourrir la base de connaissances vivante de l’entreprise au fil des projets. Selon le degré de précision recherchée IPMetrix peut permettre à un utilisateur méthodique de disposer d’une vue détaillée d’un domaine (technologique, industriel) en quelques heures à peine.
Si comme nous, vous êtes convaincus que l’État de l’art représente un travail stratégique, non seulement pour votre équipe de R&D, mais aussi pour votre entreprise ;
Si comme nous, vous pensez que souffrir pour réaliser cet exercice ne devrait pas être une fatalité.
