El enfoque de seguimiento se ha vuelto esencial para analizar la información abierta que actualmente está creciendo con mucha fuerza. Esto deja perspectivas reales para las PYME y las empresas emergentes que tienen una necesidad vital de un seguimiento organizado.
En un mundo donde la información es la clave de la competitividad y donde el seguimiento estratégico y tecnológico se ha convertido en una necesidad, controlar los costos de acceso a información bruta de calidad se ha convertido en un gran desafío.
A modo de ejemplo, y en lo que respecta a las bases de datos de patentes, las empresas siguen dedicando presupuestos, en nuestra opinión demasiado elevados, para acceder a esta información, pero cada vez más a menudo se puede acceder a ella de forma gratuita o a costes mucho más razonables.
Ya seas gestor de una PYME o analista de seguimiento, sin duda te enfrentas a este problema y debes controlar un presupuesto dedicado al seguimiento que es limitado.
En este contexto, la herramienta de seguimiento y análisis TKM Software (anteriormente IPMetrix) ofrece una oportunidad real de acceso rápido a multitud de fuentes de datos abiertas y de cobertura global. Esto le permite establecer un proceso de seguimiento del progreso de sus competidores, de los mercados, de sus clientes o incluso de las nuevas tecnologías.
En TKM también hemos creado soluciones IZINOV que suponen una alternativa realmente accesible para pymes o startups.
ENFOQUE DE SEGUIMIENTO: UN PROCESO NO TAN COMPLICADO PERO ESENCIAL
Sea cual sea su sector de actividad, el seguimiento tecnológico y el seguimiento estratégico son más imprescindibles que nunca. Le permiten mantenerse a la vanguardia de la innovación , monitorear la competencia y detectar oportunidades en el mercado .
Sin embargo, este enfoque de seguimiento se está profesionalizando cada vez más, tanto en términos de herramientas como de metodología. De hecho, la abundancia de información con la que nos hemos visto abrumados desde el auge de Internet nos ha llevado a creer que estar bien informado era fácil. ¡Es el fin de un mito! Y debemos volver a aprender colectivamente los conceptos básicos de un seguimiento eficaz, es decir, un seguimiento que alimente de forma útil el proceso de toma de decisiones y de gestión estratégica.
Acceder a los datos es una cosa. Clasificar y analizar estos datos es mucho mejor. Y compartirlos para alimentar internamente un proceso de inteligencia colectiva es el objetivo.
¿Cómo abordan las empresas el seguimiento hoy en día?
Las PYME, en particular, suelen dedicar más recursos al seguimiento de lo que ellas mismas creen.
Pero por falta de organización y de herramientas efectivas, el seguimiento se limita a actividades descentralizadas o incluso individuales sin contar con una estrategia de seguimiento organizada, colectiva y metódica.
Todos monitorean sus redes, programan alertas de Google, leen algunos boletines especializados o hacen un seguimiento de algunas fuentes de información clave. Pero no hay nada que pueda consolidar este seguimiento al nivel de un proceso de gestión estratégica, y mucha información importante puede permanecer fuera del radar durante mucho tiempo.
OBSTÁCULOS PARA UN ENFOQUE DE SEGUIMIENTO EFECTIVO
Varios factores pueden contribuir a este hallazgo.
¿Te reconoces en los siguientes puntos?
- Falta de recursos : las PYME suelen tener recursos limitados para dedicar al seguimiento. Por supuesto, el tiempo es dinero. Pero también una oportunidad perdida…
- Costo de las bases de datos : Como corolario del punto anterior, el acceso a bases de datos especializadas y de pago suele ser prohibitivamente caro. Y es aún peor pagar mucho para acceder a una base de datos que no se utilizará... Por no hablar del riesgo de que esta inversión no pase la próxima revisión presupuestaria.
- Falta de formación : El seguimiento no es sólo una cuestión de acceso a la información, sino también de métodos y técnicas para analizar esta información y hacerla útil rápidamente. Debido a la falta de tiempo, de mano de obra, la subcontratación de tiempo compartido puede ser una solución.
- Falta de herramientas de análisis : incluso con las fuentes de datos adecuadas, el volumen de información suele ser demasiado grande para procesarlo manualmente. Esto requiere herramientas de filtrado y análisis. Estas herramientas también le permitirán capitalizar esta base de conocimientos con el tiempo, para convertirla en un verdadero activo para la empresa.
- Lea también – Señales débiles: ¿cómo no pasarlas por alto durante el trabajo de seguimiento?
El seguimiento se percibe a menudo como un lujo o una tarea secundaria , o peor aún, una distracción... Aunque ocupa más que nunca su lugar en el centro de la gestión estratégica de la empresa.
¡Pero no hay ninguna fatalidad!
El costo y la complejidad asociados con el acceso y el análisis de bases de datos pagas son obstáculos, pero no insuperables. De hecho, existen soluciones para hacer que el seguimiento sea más eficiente y menos costoso , como veremos más adelante.
BASES DE DATOS: HERRAMIENTAS ESENCIALES PARA EL MONITOREO
BDD: ¿de qué hablamos y por qué es útil?
Todos los trabajos de investigación, todos los congresos, todas las reivindicaciones en forma de patentes o marcas, todos los proyectos de colaboración (en Francia, pero también en Europa o en el mundo), todas las novedades en materia de normas... Se publican y están disponibles en línea en formato buscable. bases de datos. Estos datos son la materia prima de cualquier proceso de seguimiento tecnológico o seguimiento estratégico. A diferencia de los motores de búsqueda generales, las bases de datos ofrecen contenido confiable y detallado . Su estructuración también permite una gran delicadeza en el interrogatorio, lo que resulta muy valioso para el seguimiento.
Una vez que se ha desarrollado y validado la “estrategia de búsqueda” correcta, el seguimiento se puede automatizar fácilmente.
La buena noticia es que estos accesos son cada vez más abiertos y gratuitos.
La mala noticia es que esto no soluciona el problema de la cantidad de información a procesar, al contrario…
El analista de seguimiento a menudo se siente abrumado por la gran cantidad de información sin procesar que debe clasificar. Incluso con una estrategia de búsqueda muy depurada, no es raro que entre el 80 y el 90% de la información proporcionada por estos seguimientos automatizados resulte irrelevante...
La solución que consistiría en restringir más la recogida tampoco es satisfactoria porque corre el riesgo de perder información relevante..
Todas estas tareas alejan al responsable de la vigilancia de actividades verdaderamente útiles que normalmente deberían marcar su día a día: emitir, crear inteligencia colectiva, investigar con mayor profundidad temas de interés o indagar en señales débiles... En definitiva, todo lo que es lo que hace tan especial el trabajo de vigilante, pero también lo que le confiere su importancia estratégica. En este tema, la IA puede ayudarle a ahorrar un tiempo precioso...
El costo de acceder a las bases de datos.
¿Gratis o de pago?
Si bien el uso de bases de datos de pago puede justificarse (cobertura, rapidez, funciones de búsqueda avanzada, etc.), está claro que no es un punto de paso obligatorio , especialmente para una PYME que quiera profesionalizar su seguimiento.
Entre no hacer nada en materia de seguimiento porque es demasiado caro (lo que equivale a conducir sin seguro con el pretexto de que nunca ha tenido un accidente) y gastar una fortuna en el acceso a datos sin procesar, existe afortunadamente un punto medio.
En materia de patentes, por ejemplo, existen servicios gratuitos operados por las propias Oficinas y que brindan un primer nivel de acceso totalmente satisfactorio para iniciar un proceso de seguimiento competitivo y tecnológico.
Si a veces puede resultar útil pasar a bases de pago, en particular para beneficiarse de funcionalidades adicionales (tiempo de descarga, funciones de clasificación y filtrado), también se pueden encontrar soluciones muy satisfactorias a precios razonables, a partir de 3.000 euros al año.
Un análisis económico rápido de la ganancia esperada informará rápidamente su decisión.
El costo puede variar dependiendo de diferentes factores, algunos ejemplos de los cuales son:
- Número de usuarios : este será el caso de la mayoría de las bases de datos.
- Cobertura de datos : cuanto más completa sea la base de datos en términos de revistas, cobertura temporal o geográfica, más costosa será.
- Actualizaciones : algunas bases de datos ofrecen actualizaciones más rápidas que otras.
- Funciones avanzadas : a menudo inútiles porque no pueden reemplazar las herramientas de análisis de múltiples fuentes que tendrás que utilizar más adelante, estas costosas funciones a veces se ofrecen como opción.
MÁS ALLÁ DEL ACCESO A BBD
Para ser efectivo no necesitarás solo una base de datos, sino más bien 2 o 3... y a veces muchas más (si también monitoreas proyectos colaborativos). A esto se sumará todo lo que recopile en Internet (prensa, sitios de la competencia, etc.).
Por lo tanto, muy rápidamente necesitarás agrupar toda esta información (una vez filtrada o con vistas a filtrarla) en una única herramienta de análisis . De lo contrario, estarás condenado a realizar tantos análisis como fuentes de entrada tengas, para llegar finalmente a una síntesis imposible.
Especialmente con la creciente masa de información, es imperativo disponer de herramientas para automatizar el proceso de recopilación y clasificación inicial de la información y analizar y estructurar los resultados de este seguimiento .
Sin estas herramientas, incluso el acceso a las bases de datos más completas rápidamente resultará inútil.
- Lea también – Gestión del conocimiento: cómo ayudar a las empresas a crear un activo intangible a partir del seguimiento
CON TKM Software, BENEFICIO DEL ACCESO ÚNICO A TODAS LAS BASES DE DATOS GLOBALES
Pooling de bases de datos: el poder de agrupar tus análisis en un único espacio
Uno de los grandes puntos fuertes de la TKM Software es permitir compartir y agrupar en una única base de datos todos los resultados de todas las bases de datos globales que desee integrar en su seguimiento o análisis . Tendrás así un acceso único que te abre las puertas a multitud de bases de datos especializadas, gratuitas o de pago, que van desde patentes hasta publicaciones científicas y proyectos colaborativos, a las que añadirás también tu seguimiento en Internet... Con TKM podrás luego trabaja en este material, compártelo, difúndelo a tu comunidad interna y capitalízalo.
Acceso a datos abiertos y gratuitos
Una de las otras ventajas obvias es el acceso a bases de datos. Con TKM Software, se acabaron las interminables justificaciones para obtener acceso a una costosa base de datos. Tienes todo lo que necesitas en un solo lugar , lo que te permite concentrarte en analizar y aplicar datos en lugar de recopilarlos.
Acceso a las principales publicaciones científicas.
Cuando sea necesario, TKM Software también le permite utilizar las bases de datos que dan acceso a las principales publicaciones científicas . Esto significa acceso directo a investigaciones, publicaciones o conferencias de vanguardia que pueden tener un impacto significativo en sus estrategias de I+D e innovación.
SOFTWARE TKM, SOLUCIONES PARA EL SEGUIMIENTO DE PYMES Y START-UPS
Inteligencia Artificial al servicio de tu eficiencia
Como se mencionó anteriormente, la cantidad de información que ingresa a un sistema de monitoreo constituye una amenaza real para la sostenibilidad de las actividades de monitoreo. De hecho, muy rápidamente puede resultar desalentador encontrarse ante una gran cantidad de información, la gran mayoría de las cuales resultará inútil o irrelevante, sin posibilidad de ser realmente más eficaz en el proceso de selección.
Es posible que una inteligencia artificial genérica no te ayude mucho, porque sus niveles de rendimiento probablemente no sean suficientes para ti. Todavía habrá mucho trabajo de verificación y filtrado por hacer detrás de esto.
Sólo una IA específica , es decir entrenada en su caso de uso particular, le permitirá alcanzar niveles de rendimiento y eficiencia que le permitirán ahorrar mucho tiempo , sin aumentar el riesgo de pasar a información relevante.
Filtrado y análisis avanzados.
TKM Software no solo le brinda acceso a los datos; también le brinda las herramientas para filtrarlos y analizarlos . Esto significa que puede aislar rápidamente la información más relevante para su negocio, haciendo que su proceso de monitoreo sea mucho más eficiente.
Colaboración y compartir
La herramienta que ofrece TKM también está diseñada para la colaboración. Los equipos pueden compartir datos, análisis e informes en tiempo real , lo que acelera la toma de decisiones y garantiza que todos estén en sintonía.
Seguridad de datos
La seguridad y la privacidad también son preocupaciones importantes y TKM las ha tenido en cuenta. Sus datos se almacenan de forma segura y solo pueden acceder a ellos personas autorizadas dentro de su organización.
