Comment constituer un fonds documentaire ? Quelle drôle de question ! Particulièrement à l’heure où les Chat et l’IA générative voudraient nous laisser penser qu’il n’a jamais été aussi facile de trouver l’information utile au pilotage de sa stratégie d’innovation. Et pourtant, le risque de passer à côté d’une information clé n’a jamais été aussi élevé.
And magically generative AIs don't work miracles. Without even mentioning hallucinations, we at TKM find that a search on any of the major models (we test them all, even if we have a preference for Mistral... and that will be the subject of a future article!) only brings back a small portion of the useful information.
Sceptique ? Cécile est ingénieure dans le bâtiment et travaille pour un grand groupe avec lequel elle a déjà déposé 6 brevets. À l’occasion d’une recherche récente sur sa thématique de prédilection (les adjuvants pour les colles et ciments), et malgré plusieurs tentatives, seuls deux de ses brevets sont « remontés » à la surface…
As part of another watch, the "cat" brought us into its clutches a scientific article that appeared extremely relevant (with the university, the authors... and even the DOI!). We checked immediately and this article did not exist...
L’IA générative produit de nombreux services utiles, et elle est intégrée dans notre plateforme logicielle, mais elle ne peut raisonnablement suffire à alimenter une veille solide et méthodique.
Dans ce contexte réaliser un état de l’art, de la concurrence ou surveiller votre environnement technologique et industriel passe donc avant tout par votre capacité (ou celle de votre équipe en charge de la veille) à collecter toute l’information potentiellement utile à vos décisions.
En d’autres termes : à constituer un fonds documentaire exhaustif et pertinent, basé sur une (voire le plus souvent plusieurs) stratégie de recherche.
Furthermore, thanks to this fund, once the monitoring team has conducted the analyses, R&D or IP (industrial property) analysts will be able to export, comment on, and share a particularly interesting and inspiring patent, thesis, or collaborative project. But for this, it must first be collected.
The purpose of this article is to share with you some tips and tricks inherited from more than 20 years of experience of TKM in monitoring companies of all sizes (SMEs, ETIs, startups or GG).
Lire aussi → Pour quel outil de veille technologique opter face à l’explosion du nombre de brevets ?
Build up a complete and relevant documentary fund
Constituer un fonds documentaire utile et efficace est l’une des premières étapes de la veille dont elle constitue la pierre angulaire. Non seulement il faudra être :
- exhaustif (collecter tout ce qui est susceptible d’être pertinent),
- tout en limitant le bruit (ce qu’on accepte in fine comme documents non pertinents mais impossibles à extraire au stade de la stratégie de recherche),
- et surtout en y passant le temps nécessaire et pas plus, l’effort le plus important devant être réservé à l’analyse, l’exploitation la dissémination et l’enrichissement collectif et stratégique.
La plateforme TKM propose un processus fluide et intégré qui va faciliter la collecte (module “Data Lake”), enrichir les données brutes (module “Projects”) et laisser un maximum de place et de fonctionnalités pour l’analyse (module “Analysis”), le partage et la capitalisation (module “Watches”). Mais commençons par le commencement.
What is a documentary fund? ?
Un fonds documentaire regroupe l’ensemble des documents, données et sources d’information recueillis sur une thématique d’intérêt (un domaine technologique ou un secteur industriel).
Cette collection organisée permet aux entreprises et aux équipes d’analystes de disposer d’une base de connaissances fiable et pertinente pour alimenter le pilotage stratégique de leur organisation.
Plus qu’une simple accumulation de documents, un fonds documentaire bien structuré permet un accès rapide à des informations vérifiées, enrichies, organisées et prêtes à être analysées par des équipes de sachants (PI, R&D, Innovation ou marketing stratégique).
The importance of the documentary fund
Dans le contexte actuel d’infobésité, où les informations abondent mais ne sont pas toujours de qualité, disposer d’un fonds documentaire complet et structuré devient un atout stratégique.
It allows you to:
- Centralize knowledge from various sources.
- Filtrer et enrichir l’information brute.
- Capitalize on this information.
La constitution d’un fonds documentaire : un défi de taille
La création et la gestion d’un fonds documentaire représentent un défi majeur, notamment en raison de la diversité des sources d’information (bases de données spécialisées, sites web, publications scientifiques, brevets, etc.) et de la nécessité d’actualiser constamment les données recueillies.
De plus, le processus de collecte, d’organisation et d’analyse de l’information demande un investissement de temps considérable, sans parler des compétences spécifiques nécessaires pour distinguer les informations pertinentes des données superflues.
Lire aussi → Recherche d’antériorité : un passage stratégique pour toutes les entreprises, un indispensable pour les PME
The steps to follow to build a documentary fund
La constitution d’un fonds documentaire passe par la mise au point d’une stratégie de recherche et de collecte claire et formalisée, en lien direct avec la (ou les) question stratégique à laquelle la veille est supposée répondre.
Il s’agit d’un processus qui se décline en plusieurs étapes clés, chacune requérant attention et méthodologie. Voici un guide pour naviguer dans ces étapes et élaborer un fonds documentaire structuré et pertinent.
1. Determine the search scope
La première étape consiste à définir clairement le sujet de votre veille. Cela implique de préciser le domaine à investiguer, les questions spécifiques auxquelles vous souhaitez répondre, et les objectifs de votre recherche. Cette étape indispensable permet de cibler plus efficacement les recherches ultérieures et d’éviter la collecte d’informations superflues.
2. Select relevant sources
Toutes les sources d’information ne se valent pas. Et une seule source d’information suffit rarement. C’est d’ailleurs pourquoi TKM depuis sa création en 2004 a toujours privilégié dans le développement de sa plateforme logicielle la capacité à collecter et analyser une très grande variété de sources d’informations : brevets, publications scientifiques, web, thèses, conférences, projets collaboratifs, startups…
Il est donc essentiel d’identifier celles qui seront les plus pertinentes avant de se lancer dans la réalisation d’un état de l’art ou dans le paramétrage d’une veille périodique. Certaines bases de données sont gratuites, d’autres payantes. Les coûts peuvent vite devenir une limite. C’est pourquoi TKM propose aussi un accès privilégié à son propre Data Lake, base de données mondiale de brevets, articles scientifiques, projet et startups.
3. Implement a collection strategy
Une fois le périmètre de recherche connu et les sources identifiées, il est temps de lister les mots clés qui vont permettre cette collecte exhaustive et pertinente. Chaque base dispose de sa propre « grammaire », et il est utile de la connaître.
Cependant le plus souvent des opérateurs booléens (AND, OR, NOT), des opérateurs de troncature ou bien encore des opérateurs de proximité (NEAR, W..) vous aideront à ciseler des ensembles de mots clés qui vous permettront d’allier efficacité et exhaustivité. Idéalement, on aura tendance à garder un peu de bruit (10 à 15 %) plutôt que de risquer de passer à côté d’informations utiles.
But if this exercise becomes complicated, at TKM the team of analysts, composed exclusively of high-level scientists, has developed real expertise on the subject over the years.
4. Organize and index documents
De nos jours, et quel que soit le sujet, la collecte se traduit le plus souvent par un volume conséquent de documents (plusieurs centaines à plusieurs milliers voire dizaine de milliers). Pour commencer et avant la phase d’analyse, une phase de curation, d’enrichissement et d’organisation minutieuse s’impose.
This can involve adding useful metadata, extracting named entities useful for your research, or normalizing affiliations (names of organizations) and semantic indexing of documents.
Ensuite la mise en place d’un système de classification, ou encore de tags ou de sélection sera utile pour faciliter les recherches ultérieures : les vôtres mais aussi celles des équipes clientes in fine : management, R&D, PI, innovation, corporate venture, etc.
5. Extract useful information
La simple collecte d’informations ne suffit pas. Mais si votre fonds documentaire regroupe plusieurs centaines de documents, vous ne souhaiterez sans doute pas tout lire… et d’ailleurs ça n’est pas souhaitable.
Tools for semantic segmentation, research, weak signal detection and even “outliers” will be extremely useful for:
- conforter votre vision du domaine (ce que vous saviez déjà),
- mais aussi pour détecter des signaux faibles (technologie émergente, startup, nouveau brevet, pivot stratégique d’un concurrent…).
Ainsi en segmentant votre fonds documentaire, et sans avoir à tout lire, vous pourrez en quelques heures bâtir une intelligence stratégique du sujet, initier une démarche interne d’intelligence collective et ainsi alimenter le pilotage stratégique de votre organisation.
And finally, some particularly inspiring or strategic documents (opportunity or threat) will require in-depth reading.
The purpose of the document collection is to give you the opportunity to approach your strategic issues at a global level, while allowing for back-and-forth at the level of individual documents.
L’intelligence stratégique que vous bâtissez alors prend une autre dimension, et ne laisse jamais indifférents vos clients internes ou votre management. L’objectif est bien de transformer les données brutes en connaissances utiles pour la prise de décision.
6. Feed and update your fund
Un fonds documentaire est un outil vivant qui peut nécessiter une mise à jour et un enrichissement constants pour rester pertinent. Même dans le cas d’une veille ponctuelle (mapping, état de l’art, landscaping…), il est assez fréquent que la décision soit prise de la faire évoluer en veille périodique.
Le rythme de cette mise à jour dépendra de l’intensité stratégique de la question, mais aussi du mouvement technologique du domaine. Ainsi une veille sur l’IA ou sur les cosmétiques nécessite une mise à jour mensuelle a minima compte tenu du volume de production de connaissances par les acteurs de la recherche et de l’industrie.
Pour cette raison, entre autres, il est essentiel de garder une trace formelle précise des stratégies de recherche utilisées.
Then apply them regularly to the different sources, unless you have access to a global document repository like TKM's "Data Lake", through which updates can be easily automated.
Il faudra également passer les nouvelles données au travers des différentes étapes qui viennent d’être rappelées dans cet article. Ce travail peut s’avérer fastidieux et peut même rapidement se transformer en cauchemar pour l’analyste veilleur. Mais certains outils peuvent vous faire gagner un temps précieux.
La plateforme TKM : l’outil idéal pour constituer vos fonds documentaires complets, capitalisés et régulièrement mis à jour
Thanks to its integrated approach, TKM Platform transforms the complexity of competitive intelligence into a structured and efficient process. Let's see why and how!
Complete processing of standby kinematics
De la collecte à la diffusion, en passant par la recherche et l’analyse des données, TKM Platform couvre toutes les étapes nécessaires à une veille stratégique efficace. Il permet tout d’abord aux analystes de se concentrer dans une base de connaissances unique toutes les sources utiles à la résolution de la question stratégique, origine du besoin de veille.
This means that more than 250 types of sources or databases can be grouped within a project in the “Projects” module.
Data import and integration
TKM Platform offre des solutions souples pour l’ajout de nouvelles données au fonds documentaire, qu’il s’agisse de documents externes, de connexions à des bases de données via API, ou de l’intégration de sites web par l’entrée d’URLs. Cette flexibilité garantit une veille exhaustive et à jour.
Creation of relevant documentary funds
Avec la plateforme TKM, les utilisateurs constituent ainsi des fonds documentaires sur des sujets spécifiques, en intégrant des données issues de multiples sources. La possibilité de créer des collections de documents organisées et thématiques facilite ensuite le travail d’analyse et de construction d’une intelligence stratégique sur le sujet.
Designed for collaborative monitoring
L’aspect collaboratif de notre plateforme de veille et d’analyse est un atout majeur. En permettant le partage des commentaires, analyses, documents et insights au sein de l’équipe, elle permet l’émergence d’une intelligence collective dont la veille est alors le catalyseur. Cette dynamique de groupe enrichit non seulement la qualité de la veille mais aussi et surtout elle la replace au cœur du pilotage stratégique de l’entreprise.
Advanced alert management
Les alertes personnalisables assurent une veille continue, en notifiant les utilisateurs de toute nouveauté pertinente selon leurs champs d’intérêt. La prolongation dans une interface simplifiée du module “Watches”, le “Front View”, permet d’étendre la communauté de veille et d’innovation à l’ensemble des personnes de l’entreprise.
Powerful analysis tools
L’outil se distingue par ses capacités d’analyse et de visualisation des données, permettant de détecter des tendances, de comparer des informations, et de synthétiser des insights complexes. Ces fonctionnalités transforment le fonds documentaire en une ressource stratégique directement exploitable pour la prise de décision.
Focus on the use cases of TKM and IPMetrix
TKM et son outil IPMetrix offrent des solutions de veille et d’aide à la décision polyvalentes et adaptables à une variété de cas d’usages dans le domaine de la R&D et de l’innovation. Que les entreprises cherchent à réaliser une étude à 360° sur un domaine spécifique, à identifier des tendances émergentes ou à surveiller la concurrence, TKM propose une approche personnalisée qui répond aux besoins spécifiques de chaque client.
Here's how TKM and IPMetrix position themselves as invaluable resources in different usage contexts.
For businesses seeking a comprehensive understanding of a field
Lorsqu’une entreprise souhaite obtenir un panorama complet ou un état de l’art sur un secteur spécifique mais manque d’expertise interne ou de temps, TKM intervient en constituant un fonds documentaire détaillé dans IPMetrix. Ce service permet au client de disposer d’une base solide pour mener son analyse, en s’appuyant sur une collecte exhaustive et pertinente d’informations.
Autonomy or personalized support
Avec l’acquisition d’IPMetrix, les clients ont le choix entre exploiter l’outil en totale autonomie ou bénéficier d’un accompagnement personnalisé via les services intégrés de TKM. Pour les clients qui préfèrent une approche clé en main, TKM propose des prestations de veille sur mesure, incluant la collecte et le nettoyage réguliers des documents, ainsi que leur intégration dans le fonds documentaire du client sur IPMetrix.
La prestation hybride : un modèle flexible
Ce modèle hybride de prestation souligne la flexibilité de l’offre TKM. Il s’adapte à la structure et aux capacités internes de chaque client. Pour les entreprises dépourvues de personnel dédié à la veille, ou pour celles qui préfèrent concentrer leurs ressources sur l’analyse stratégique des informations plutôt que sur leur collecte, TKM prend en charge l’ensemble du processus.
This frees companies from the operational burden of monitoring, allowing them to focus on leveraging insights to support their strategic decisions.
Personalized data collection
IPMetrix est conçu pour faciliter la collecte de données ciblées selon les besoins spécifiques de ses clients. Que ce soit à travers des bases de données auxquelles vous avez déjà accès, ou via des recherches ciblées sur le web, IPMetrix permet de rassembler un fonds documentaire riche et pertinent. Vous pouvez ainsi importer des documents, connecter des bases de données via API, ou simplement ajouter des URLs pour enrichir votre veille.
En offrant une plateforme complète pour la veille, de la collecte à l’analyse des données, IPMetrix transforme l’infobésité en un avantage compétitif. Que les entreprises optent pour une utilisation autonome de l’outil ou préfèrent bénéficier d’un accompagnement sur mesure, TKM adapte ses services à chaque besoin spécifique.
Ainsi, en rendant la veille stratégique plus accessible, IPMetrix permet aux décideurs de naviguer avec assurance dans un paysage d’information complexe et de prendre des décisions éclairées pour l’avenir de leur entreprise. Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez-nous.
